Quel site me conseillez vous pour animer/dynamiser une communauté qui regroupe des collaborateurs d'un même service au sein d'une entreprise ?

collaboration community manager créativité
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6 réponses

il y a 3 ans par PascalW

Bonjour,

J'ai déjà travaillé dans un grand groupe où  les sites SharePoint se sont multipliés sans grande cohérence (au moins pendant les 3 premières années). J'ignore pourquoi SharePoint s'est imposé (il existe d'autres produits tout aussi intéressant et moins onéreux). Nous en sommes arrivés à un point où tout le monde pouvait avoir son propre site SharePoint! Cela à poser évidemment des problèmes techniques d'infrastructure et de maintenabilité. Aujourd'hui chaque entité à son "responsable SharePoint" pour revenir dans des proportions raisonnables.

Au niveau de l'animation de ces sites, j'ai pu constaté qu'il y avait en gros 3 "types" de sites:

- Les applications Lotus Notes migrées: Ceux la remplissent une fonction, une fonction claire. L'animation n'est pas utile

- Les sites de communication interne d'entité: A chaque fois j'ai l'impression que le message et la cible ne sont pas identifiés. Pour moi, la plupart existe pour faire plaisir aux "chefs". Vouloir les animer imposerait de se poser des questions sûrement un peu gênantes.

- Les sites SharePoint voulant remplacer les simples lecteurs réseaux partagés. Ces sites proposent du partage de documents "enrichis" par des relations entre eux, par des liens et des méta données. A partir du moment , où les utilisateurs se l'approprient, ces sites s'animent d'eux-mêmes. C'est le genre de support que j'ai pu utilisé comme support pour des processus, des catalogues de services IT ou des projets. La tentation d'évoluer vers une GED SharePoint est grande mais personnellement, je ne suis pas convaincu..

Il y a toute fois une autre famille de sites qu'on m'a demandé de mettre en œuvre, les sites communautaires. Là ça n'a pas pris... La raison que j'ai identifié: Les membres de cette "communauté" étaient un peu partout dans le monde et avaient d'autres priorités opérationnelles que de faire plaisir au management du siège...

En résumé, si je me base sur mon expérience: le succès d'un site SharePoint va dépendre de l'adéquation avec le besoin métier (si je le dit c'est que ce n'est pas toujours le cas) . Il doit s'intégrer à leur quotidien aussi naturellement que possible.

Quelques exemples concrets de SharePoint que j'ai vu fonctionner

- la publication de bulletins techniques avec des liens vers les prérequis et  les mises en obsolescence,

- le partage et la publication de dossiers d'exploitation ou de support

- les FAQ et forums d'entraide.

- les Retours d'Expérience (mais là il a fallu dédier une ressource pour collecter les REX, faire la saisie et entretenir le site dans la durée)

- les référentiels techniques

- les catalogues de services ( en particulier quand ils sont interfacés avec le portail des demandes de services)

- les annuaires avec photo

Je n'ai pas d'exemples de gamification autres que ceux tentés par les services HSE mais je n'ai pas de résultats.

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

Merci pour ces éléments. suis d'accord avec toi que le site SP ne doit pas être une vitrine du service mais qu'il réponde à un réel besoin de la communauté.  Ton idée du retour d'expérience est intéressante je trouve et peut être déclinées de multiples façons...(exemple de vie ma vie, avec une journée en immersion sur un autre poste de travail...)

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il y a 3 ans par MyriamDelesalle

Pour moi le meilleur outil d'animation d'une communauté, par expérience, c'est le Réseau Social d'Entreprise. Un site ça reste pour créer des documents, partager de l'information... ou alors il faut intégrer le flux RSE dans le site. Comme Yammer dans SharePoint ou des fils de discussions...

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

Merci Myriam,  les applications Yammer, Sharepoint  doivent s'imbriquer les unes les autres au sein d'un même communauté. Chacunes avec des fonctions différentes et complémentaires...

Les unes nourrissent les autres...Sharepoint par les micro projets apporte un bénéfice concret..qui est moteur pour  les collaborateurs...Ces derniers face à ce constat positif  proposent à leur tour de nouveaux projets sur les fils de discussions, yammer..Cercle vertueux non ?? Cela existe t'il dans la vie réelle ?? 

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il y a 3 ans par Klodeko

Je confirme par expérience que la combinaison Sharepoint + yammer (App très pratique) permet d'adosser l'animation à un site de référence.

Il est facile de créer un groupe à la volée (interne ou externe, public ou privé) pour une question, une problématique, un projet, un sondage et de le fermer (ou pas) ensuite. Il n'en reste pas moins que la mayonnaise ne prendra que si le sujet porte un sens pour une communauté et qu'il y a au moins 2 ou 3 protons pour apporter de l'énergie positive dans le dispositif. Il ne suffit pas de mettre et de regarder  le meilleur jaune d'oeuf avec la meilleure huile d'olive pour obtenir la meilleure mayonnaise. Il faut apporter de l'énergie pour agiter l'ensemble si on veut que ça prenne.

Normalement on doit voir les "mails de discussions" diminuer en parallèle.

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il y a 3 ans par graverat

Le site collaboratif a-t-il déjà été créé ?

Si oui, est-ce que vous constatez que la sauce ne prend pas et vous cherchez à augmenter le taux de participation ? 

Sinon, pour un projet collaboratif, il est fortement conseillé d'embarquer la communauté dans la définition de l'outil en choisissant des utilisateurs clés, de définir/implémenter un outil simple et d'itérer avec les collaborateurs pour adapter l'outil. C'est une dynamique qui satisfait les utilisateurs. Ce n'est d'ailleurs pas forcément un outil numérique qui sera plébiscité, ça peut être des rencontres favorisant les échanges,... 

Si votre DSI et les métiers sont d'accord, il est même préférable de faire des prototypes réalistes qui permettent aux utilisateurs clés de se projeter dans les scénarios d'utilisation principaux. Et ainsi avoir un cycle de conception plus court et éviter des couts de développement. 

Dans quel cas êtes-vous ?

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

Le site est ouvert aux collaborateurs du service depuis 6 mois. Il est nait selon le recueil de besoins exprimés par les équipes (35 personnes) que j'avais rencontrées au préalable...c'est d'ailleurs avec la matière récoltée qu'a germé l'idée de créer se site collaboratif , pour répondre a un manque d'information, formation des équipes. Le site a répondu à l'urgence exprimée à l'époque. Ceci dit, je le trouve désormais pas assez interactif, uniquement informations descendantes. En fait il n' y pas de participation à proprement parler...et plus j'y pense...plus cela me dérange...

 L'idée est de vouloir utiliser cet espace pour créer du lien social, fédérer, créer un espace de créativité pour les équipes qui vont être amenée d'ici peu à voir leur métier évoluer et être force de propostion (ps. service de la relation clients). dans ce contexte, peut être des mini projets vont se créer, mais pour que la mayonnaise prenne comme l'indique Klodeko, il faut que les collaborateurs aient envie de collaborer ensemble mais soit également dans une dynamique participative. (et ça c'est pas gagné...)  d'où mes questionnements ??

L'entreprise dans laquelle je travaille est très active sur les réseaux sociaux pour attirer le client (Facebook, mini jeux, challenges...).on est tous friand de cela dans notre vie perso...

Pourquoi ne pas adapter un mode de communication semblable dans l'esprit , auprès des collaborateurs (créer des mini challenges d'équipe ou individuel, créer un espace "créativité" avec mini expériences, pour stimuler les collaborateurs à se projeter en mode créatif.... ?

L'espace Sharepoint est il le lieu approprié ??

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il y a 3 ans par Julien_

Bonjour !

Quand tu dis "quel site", tu cherches un site avec des conseils ?

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

Bonjour Julien, j'entends pas site  conseils, mais également approche pragmatique, type boîte à outils pour animer, ou comment faire pour..

L'entreprise pour laquelle je travaille ouvre de nombreux sites sharepoint à la vitesse grand V . Les administrateurs sont je pense pour la plupart novice en la matière comme moi...car administrateurs orientés spécialistes dans leur métier et en complément administrateur de sites... l'idée est d'arriver à fédérer les collaborateurs du site qui leur est dédié...je pense au côté social  ; comment créer du lien social par exemple dans le groupe d'une part...créer des jeux , des animations pour que chacun apprenne à se connaître sous un autre angle  .. et également comment faire, pour que les membres deviennent acteurs sur leur propre site et s'approprie leur site ...merci pour tes conseils

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il y a 3 ans par HGAD_Consulting

Bonjour @Audr ey, on peut en parler au sein de la dite 'entreprise' dans laquelle tu travailles. Le rôle de CM n'est pas facile, et doit vraiment travailler le contenu, le marketer pour que les membres de la communautés adhérent.. autre alternative, lancer des micro projets qui apportent des bénéfices, créent du lien entre les membres, du fait qu'ils peuvent avoir davantage d'affinités, de choses en commun. Je te rejoins dans le sens ou les communautés qui sont créées doivent être réfléchies et avoir un bu en soi, des usages bien déterminés qui vont apporter de la valeur aux membres qui la composent.

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

hmm...Bonjour Laurent. Effectivement les micro projets apportent un bénéfice rapide et palpables auprès de ceux qui s'y engagent...encore faut il créer un prérequis...créer un espace dédié au sein duquel les collaborateurs peuvent échanger, créer du lien, et collaborer.

Yammer est une prémière étape et crée un premier lien....mais qui à mon sens peut vite s'essoufler si les moyens associés pour organiser, partager structurer et générer des résultats concrets ne sont pas là.  Il manque l'approche pragmatique . Ce sont les bénéfices appportés qui créeront des affinités (et non pas l'inverse...)

Je ne suis pas spécialiste du sujet...mais voici mon ressenti après mes débuts sur SP et Yammer...

Yammer doit insuffler une dynamique à un espace SP bien calibré..

Pour le rôle de CM...en accord avec toi..c'est pas facile.. d'autant plus que si je ne m'abuse..ce métier n'existe pas au sein de mon entreprise...(-: . Et c'est le hic !! les moyens techniques sont là... mais qui fait tourner la machine ??

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il y a 3 ans par usercentric

Un site de référence : www.cornu.eu.org/

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il y a 3 ans par AudreyAlbaret

Merci Merci Merci...je sens que je vais trouver mon bonheur !

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