Bonjour,
Bonne question... Très bonne même.
La situation est disparate en fonction des usages et donc des personnes.
Les avis sur la/les méthode(s) à employer diverges également. Ce que je peux dire, c'est que plus un usager est méthodique, organisé et moins il aura de soucis à exploiter, gérer, retrouver... ses données.