Bonjour à tous, 

Je vois de plus en plus de solutions numériques voir le jour proposant la dématérialisation des pièces comptables (tickets de caisses, factures fournisseurs etc..) 

Je vois des start-up déménagés sans aucun papier...

Et pourtant il est indiqué sur le site du service public qu'il faut conserver les documents comptables 10 ans dans leur état d'origine, soit email si vous l'avez reçu par email ou papier si c'est le cas.. 

Quel est votre avis sur la question, comment procédez-vous ?

Le fait de récupérer l'ensemble des factures originales auprès des collaborateurs est vraiment très compliqué..

comptabilité immatériel document comptables gain de temps
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5 réponses

il y a 5 mois par ClaudeTapparo

Bonsoir Audrey, voici la réponse :

Documents concernés---------------------Délai de conservation------------------------Référence législation

Livres et registres comptables -------10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre------Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.)-----10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable----------Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)-------10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré---------Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Sanctions fiscales

L’article 1734 du Code général des impôts dispose que l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d’une amende de 1 500 euros. Cette amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition individuelle au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et punie par des sanctions spécifiques.

L’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros (de 75 à 7 500 euros pour les infractions antérieures au 1er janvier 2006), prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine de six mois de prison.

Sanctions pénales

Les articles L. 441-1 et suivants du Code pénal dispose que le faux et l’usage de faux sont punis :
● pour les personnes physiques : de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : interdiction des droits civiques, civils et de famille)
● pour les personnes morales : d’une amende maximum de 225 000 euros, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : dissolution de la société).

A+

Claude

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il y a 5 mois par FredericLibaud

Outre les dispositions réglementaires, la gestion des notes de frais et la conservations de justificatifs qui de surcroît se dégrade parfois très rapidement n'est pas simple. Les tickets de caisse s'efface ainsi très vite (3 à 5 ans).

L'une des démarches à mettre en place c'est la numérisation des pièces et le classement, bien sûre.

Quel que soit le système, s'il n'est pas conforme d'un point de vue légal, celui-ci peut être mis en cause mais, également les structures qui l'utilisent.

Nous sommes et restons encore dans une société ou le papier reste important... et ce n'est pas demain que cela changera.

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il y a 5 mois par ChristopheFantoni

Ma méthode personnelle est assez simple : les justificatifs numériques, je les imprime et les justificatifs sur papier, je les numérise. Je les double donc systématiquement. Je distingue toutefois mes originaux de mes copies en appliquant sur mes copies un tampon caractéristique (ex. : copie, duplicata, etc.).

Je pars d'un principe extrêmement simple — évoqué par @FredericLibaud —, à savoir : les documents sur papier se dégradent assez rapidement et les documents numériques doivent être sauvegardés dans au moins deux endroits différents si je veux être capable de prévoir le pire (ex. : incendies, vols, etc.).

Donc, généralement, j’utilise mon disque dur local pour les justificatifs de l’année en cours, un disque dur externe USB pour l’ensemble de mes années, et un stockage en ligne sécurisé pour ma copie de sauvegarde.

En procédant de la sorte, ça me permet aussi de travailler tout en numérique, en archivant immédiatement le papier.

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il y a 5 mois par AudreyDufresne

Merci pour vos réponses, 

A ce jour, toutes nos pièces comptables sont systématiquement numériser et sauvegarder dans leur état original. 

Cependant, je vois des applications qui permettent aux collaborateurs d'envoyer simplement une photos du ticket de caisse par exemple au comptable/office manager et basta. Ce qui évite les risques de pertes mais quid des originaux ? Sont ils jeter ? ou la procédure veut qu'ils soient tout de même donnés au service gestion ? 

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il y a 5 mois par ChristopheFantoni

Une partie de la réponse à votre question vous a été donnée par @ClaudeTapparo, à savoir les originaux en papier doivent être conservés coûte que coûte. Et c'est à vous d'en assurer leur bonne conservation en effectuant régulièrement des copies que vous devrez certifier conformes (ex. : tickets de caisse imprimés à partir d'une imprimante thermique).

Ensuite, il existe une astuce toute simple qui vous permet de convertir des originaux en papier en véritables originaux numériques : il s’agit de la signature numérique, ou pour être plus exact du certificat qui vous permettra de signer officiellement tous vos documents PDF.

Pour vous entrainer à les signer, vous pouvez en générer un vous-même (si vous voulez la procédure exacte, c'est-à-dire étape par étape, faites-moi signe) ou vous pouvez passer par une autorité de certification. Cette dernière solution est celle qui vous permettra de faire les choses en toute légalité. La solution que je vous recommande s’appelle Certigreffe (qui est la solution officielle des Greffes des Tribunaux de Commerce) et vous la trouverez ici : www.certigreffe.fr/

Le certificat vaut 237 € HT et il est valable 3 ans (soit 79 € HT par an).

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il y a 5 mois par EURLLSCONSULTING

Si intervention d'un Fond Européen (FSE, FEDER, FEADER), c'est 20 ans !

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