Bonjour Julien,
Voici quelques trucs que je m'efforce de mettre en pratique au quotidien (avec plus ou moins de succès selon les périodes ;) ):
- Faire toujours en premier ou rapidement ce qui m'est le plus déplaisant.
- Essayez de nouvelles méthodes et de nouveaux outils c'est bien. S'y tenir et changer ces habitudes c'est beaucoup plus difficile. Donc j'essaye de limiter mes outils et mes supports et de ne pas en changer toutes les semaines.
- J'essaye de me donner des objectifs et de limiter certaines activités. Pour m'aider j'utilise un time tracker qui s'appelle rescuetime. C'est pas mal quand on s'y tient.
- Essayez de rester simple et ne pas réinventer la roue
- Ne pas rester indéfiniment dans une réflexion , savoir s'arrêter et agir.
- Ne pas m'enfermer dans trop de perfectionnisme.
- etc...
Être efficace et organisé: quels sont vos "hacks" ?
il y a 7 ans
par
Julien_
L'art de l'organisation nous permet de gagner deux denrées infiniment précieuses : le temps, et la tranquillité d'esprit.
Quel plaisir d'être à jour dans sa compta, de finir ses projets à l'heure, et d'avoir du temps pour ses loisirs.
Avez-vous des petits outils, ou des techniques , que vous trouvez vraiment efficaces?
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7 réponses
Effectivement tu as le profil de mes utilisateurs @Stephane31 !
C'est prévu de connecter l'appli à des autres outils, et un time tracker ça a du sens, j'en utilise un aussi d'ailleurs.
C'est prévu de connecter l'appli à des autres outils, et un time tracker ça a du sens, j'en utilise un aussi d'ailleurs.
P.S. @Stephane31 : un petit outil "auto-magique" que j'ai installé et qui est plutôt utile: f.lux ( justgetflux.com/ )
Ça fait varier la luminosité de l'écran en fonction de l'heure. C'est pas génial pour regarder des films (on peut le désactiver facilement), mais ça permet de dormir plus facilement.
Ça fait varier la luminosité de l'écran en fonction de l'heure. C'est pas génial pour regarder des films (on peut le désactiver facilement), mais ça permet de dormir plus facilement.
Pas de recette miracle mais juste deux remarques.
La première, c'est de savoir distinguer ce qui est urgent, ce qui est important et ce qui peut parfois être les deux à la fois :)
Le risque étant de se laisser bouffer la journée par l'urgence et au final ne rien faire d'important...
Ensuite sur les tâches en elles mêmes, je pense que tu as dû remarquer qu'il y a un cycle dans l'éxécution d'une tâche :
1) Il faut commencer par se mettre en condition pour la réaliser ou préparer l'éxécution;
2) ensuite la réaliser donc du travail productif;
3) puis une phase de "cool down" ou la tâche est terminée mais notre esprit n'est pas encore dispo pour passer à autre chose.
Donc ce qu'il faut arriver à maximiser, c'est le temps de travail productif sur ces tâches en essayant de travailler en batch.
Un exemple si tu dois faire de la compta. c'est plus efficient par exemple, de passer 20 opérations en fin de mois que 5 opérations per semaine.
La première, c'est de savoir distinguer ce qui est urgent, ce qui est important et ce qui peut parfois être les deux à la fois :)
Le risque étant de se laisser bouffer la journée par l'urgence et au final ne rien faire d'important...
Ensuite sur les tâches en elles mêmes, je pense que tu as dû remarquer qu'il y a un cycle dans l'éxécution d'une tâche :
1) Il faut commencer par se mettre en condition pour la réaliser ou préparer l'éxécution;
2) ensuite la réaliser donc du travail productif;
3) puis une phase de "cool down" ou la tâche est terminée mais notre esprit n'est pas encore dispo pour passer à autre chose.
Donc ce qu'il faut arriver à maximiser, c'est le temps de travail productif sur ces tâches en essayant de travailler en batch.
Un exemple si tu dois faire de la compta. c'est plus efficient par exemple, de passer 20 opérations en fin de mois que 5 opérations per semaine.
Toi tu as lu les 7 habitudes des gens qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent de Stephen Covey, non ? ;-)
Ta première remarque me fait penser à la 3ème habitude que je mets moi meme en application grace à un système de priorisation basé à la fois sur l'importance et l'urgence...
livres-pour-reussir.fr/les-7-habitudes-de-ceux-...
Ta première remarque me fait penser à la 3ème habitude que je mets moi meme en application grace à un système de priorisation basé à la fois sur l'importance et l'urgence...
livres-pour-reussir.fr/les-7-habitudes-de-ceux-...
Oui. J'ai de vagues souvenirs mais cela date un peu. Et je ferai bien, peut être, de le feuilleter à nouveau, pour me remettre à la page.
Mais avec la "bouteille", je me suis préparé mes propres potions... :)
Mais avec la "bouteille", je me suis préparé mes propres potions... :)
C'est vrai que l'important vs l'urgent est fondamental (il n'y a pas que Covey qui en parle).
C'est génial de trouver du travail qui n'est ni urgent ni important, et de le mettre de côté (j'aime bien la notion d'échéancier de GTD pour ça : c'est sympa d'avoir une liste de ce qu'on fera "un jour, peut-être, ou jamais").
Quand tu parles de cycle, ça me fait penser à Pomodoro, que j'ai découvert il n'y a pas très longtemps, tu connais ?
En gros c'est des cycles de 25 min de travail, 5 min de pause, et une pause de 30 min tous les 4 cycles. Il y a des règles si tu ne finis pas le cycle, si tu le finis plus tôt, et si tu le "casses".
C'est génial de trouver du travail qui n'est ni urgent ni important, et de le mettre de côté (j'aime bien la notion d'échéancier de GTD pour ça : c'est sympa d'avoir une liste de ce qu'on fera "un jour, peut-être, ou jamais").
Quand tu parles de cycle, ça me fait penser à Pomodoro, que j'ai découvert il n'y a pas très longtemps, tu connais ?
En gros c'est des cycles de 25 min de travail, 5 min de pause, et une pause de 30 min tous les 4 cycles. Il y a des règles si tu ne finis pas le cycle, si tu le finis plus tôt, et si tu le "casses".
@JulienStoeffler : Pomodoro c'est vraiment super sympa et reconnu comme extrêmement efficace pour aller au delà de la procrastination, et en même temps, ces cycles de 25 - 5 sont particulièrement adaptés pour des taches jugées "déplaisantes" par celui qui les fait.
Personnellement, je travaille en cycle infini, en utilisant des outils et méthodes me permettant de rendre toute tache jugée "déplaisante", "plaisante", ce qui me permet de faire des long run et de choisir moi meme mes temps de pause et récompenses
- étant donné que les taches me font kiffer, du coup je bosse jusqu'à l'épuisement physique, puis je prends alors une "pause" tellement longue qu'elle se transforme en une dimension à part entière me permettant de réaliser une autre tache associée à la détente et au plaisir: du sport par exemple, qui me fait kiffer aussi.
La vie devient tout à coup un immense monde de kiff infini. Plutot cool.
Personnellement, je travaille en cycle infini, en utilisant des outils et méthodes me permettant de rendre toute tache jugée "déplaisante", "plaisante", ce qui me permet de faire des long run et de choisir moi meme mes temps de pause et récompenses
- étant donné que les taches me font kiffer, du coup je bosse jusqu'à l'épuisement physique, puis je prends alors une "pause" tellement longue qu'elle se transforme en une dimension à part entière me permettant de réaliser une autre tache associée à la détente et au plaisir: du sport par exemple, qui me fait kiffer aussi.
La vie devient tout à coup un immense monde de kiff infini. Plutot cool.
Il existe bien sûr des techniques ou des outils qui peuvent faciliter notre organisation : - la matrice d'einsenhower ( avec son classement important / pas important et en regard, Urgent / pas urgent)
- les conseils de Allen dans son bouquin Getting Things Done
- etc...
Mais avant de parler outil et donc solution... Je pense qu'il faut vraiment s'interroger sur le coeur de notre activité. Sur quoi nous attend on ? Pour quoi exactement est on payé ?
Dans un monde plus en plus connecté, la surcharge informationnelle n'est souvent pas bien loin ! Du coup, si l'on n'y prend pas garde, on peut rechercher des outils, des trucs / astuces pour mieux régir son temps, des méthodes efficientes,... sans pour autant prendre le temps de réfléchir à ce point qui me semble essentiel.
Pour prolonger ma pensée, je vais citer @PatrickStorhaye qui rappelle que "rendre service n'est pas rendre le service" pour lequel on est attendu. On peut, en effet, rendre de multiples petits services à un client (qui en sera heureux) mais cela n'excusera en rien de ne pas assurer sur LE service pour lequel il fait réellement appel à nous. C'est là-dessus qu'on est attendu, le reste passe en second... Il est probable que tous ces "à côté" consomment un temps précieux, au détriment du coeur d'activité. Et c'est un filtre crucial qu'il faut, je crois, bien conserver à l'esprit. N'avez-vous pas connu des journées qui se terminent avec le sentiment d'avoir été pris par mille et une taches sans pourtant avoir fait avancer l'essentiel ?
Alors bien avant les outils, méthodes, astuces, qui sont bien sûr utiles... Je dirais qu'il faut définir très clairement LE Service que l'on attend de nous (et bien garder ce périmètre en tête) et ensuite y consacrer la majeure partie de son temps.
- les conseils de Allen dans son bouquin Getting Things Done
- etc...
Mais avant de parler outil et donc solution... Je pense qu'il faut vraiment s'interroger sur le coeur de notre activité. Sur quoi nous attend on ? Pour quoi exactement est on payé ?
Dans un monde plus en plus connecté, la surcharge informationnelle n'est souvent pas bien loin ! Du coup, si l'on n'y prend pas garde, on peut rechercher des outils, des trucs / astuces pour mieux régir son temps, des méthodes efficientes,... sans pour autant prendre le temps de réfléchir à ce point qui me semble essentiel.
Pour prolonger ma pensée, je vais citer @PatrickStorhaye qui rappelle que "rendre service n'est pas rendre le service" pour lequel on est attendu. On peut, en effet, rendre de multiples petits services à un client (qui en sera heureux) mais cela n'excusera en rien de ne pas assurer sur LE service pour lequel il fait réellement appel à nous. C'est là-dessus qu'on est attendu, le reste passe en second... Il est probable que tous ces "à côté" consomment un temps précieux, au détriment du coeur d'activité. Et c'est un filtre crucial qu'il faut, je crois, bien conserver à l'esprit. N'avez-vous pas connu des journées qui se terminent avec le sentiment d'avoir été pris par mille et une taches sans pourtant avoir fait avancer l'essentiel ?
Alors bien avant les outils, méthodes, astuces, qui sont bien sûr utiles... Je dirais qu'il faut définir très clairement LE Service que l'on attend de nous (et bien garder ce périmètre en tête) et ensuite y consacrer la majeure partie de son temps.
Est-ce qu'on peut voir ça comme un Pareto (80/20) ? C'est à dire se concentrer sur les 20% qui créent 80% de la valeur ?
C'est une approche... Mais ce n'est pas tout à fait ce que je voulais dire ;)
Cela m'inquieterait que mon coeur d'activité n'occupe que 20% de mon temps en fait !!!
Pour ma part, je n'hésite pas, par ex., à fermer ma porte et à me concentrer à fond sur un sujet qui est dans mon coeur d'activité. Je vais le traiter beaucoup plus efficacement et sérieusement qu'en le morcelant en laissant prise à de multiples interruptions souvent "secondaires". J'ai plus tendance à appliquer des méthodes simplificatrices et à utiliser des outils sur les taches annexes pour y passer le moins de temps possible. Mais pour cela, il faut avoir le filtre coeur d'activité ou pas ... Sinon de nombreuses sollicitations sont parées du costume de l'urgence et on peut rapidement se laisser déborder en ayant cru faire au mieux, en appliquant de bonnes méthodes et en utilisant de bons outils.
Cela m'inquieterait que mon coeur d'activité n'occupe que 20% de mon temps en fait !!!
Pour ma part, je n'hésite pas, par ex., à fermer ma porte et à me concentrer à fond sur un sujet qui est dans mon coeur d'activité. Je vais le traiter beaucoup plus efficacement et sérieusement qu'en le morcelant en laissant prise à de multiples interruptions souvent "secondaires". J'ai plus tendance à appliquer des méthodes simplificatrices et à utiliser des outils sur les taches annexes pour y passer le moins de temps possible. Mais pour cela, il faut avoir le filtre coeur d'activité ou pas ... Sinon de nombreuses sollicitations sont parées du costume de l'urgence et on peut rapidement se laisser déborder en ayant cru faire au mieux, en appliquant de bonnes méthodes et en utilisant de bons outils.
j'aime bien l'appli focus time, et boucler ma journée avec une check list en trois colonnes réussites, échecs, coincidences
C'est bien de faire un bilan de sa journée, par contre c'est la première fois que j'entend la notion de "coincidence", intéressant. Tu notes quoi dans cette colonne ? Les imprévus ?
Julien: dans la colonne "coincidences" je note les faits, évènements (que je n'ai évidemment pas provoqués consciemment) qui vont dans le sens de l'objectif que je vise.
La technique des "18 minutes" (Peter BREGMAN) donne d'excellents résultats en ce qui me concerne.
Le principe est simple : 5 minutes de planification le matin, 5 minutes de bilan le soir et une minute toutes les heures pour sortir la tête du guidon et vérifier que le cap est bon !
Le principe est simple : 5 minutes de planification le matin, 5 minutes de bilan le soir et une minute toutes les heures pour sortir la tête du guidon et vérifier que le cap est bon !
Très bon ! Effectivement, c'est facile de se laisser embarquer dans le flot des tâches quotidiennes.
Prendre du temps pour vérifier où on va, c'est gagner du temps. D'ailleurs j'y vais de ce pas.
Merci et bonne journée :)
Prendre du temps pour vérifier où on va, c'est gagner du temps. D'ailleurs j'y vais de ce pas.
Merci et bonne journée :)
Du point de vue des outils, j'utilise un système de gestion de Todo appelé Todoist. Très pratique, disponible sur toutes plateformes et synchronisés sur Cloud. La version gratuite est déjà très utilisable.
Du point de vue de la méthode, la méthode "Pomodoro" (fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro) est très efficace pour les personnes qui travaillent plutôt en solitaire
Du point de vue de la méthode, la méthode "Pomodoro" (fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro) est très efficace pour les personnes qui travaillent plutôt en solitaire
Bonsoir ! La méthode Autofocus de Mark Forster se sert de la procrastination (!) pour abattre un boulot énorme. Et facilement. (Si !)
Ah tiens, voilà quelque chose que je ne connaissais pas !
Je vais y jeter un oeil, merci :)
Je vais y jeter un oeil, merci :)