Comment faites vous pour arriver à faire tout ce que vous avez à faire ? Comment prioritisez vous ?

organisation gestion du temps trucs et astuces
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11 réponses

il y a 4 ans par VeroniqueBOUTHEGOURD
Petite histoire d'un professeur de Harvard (que vous connaissez peut être :-) )

Un jour, un vieux professeur fut engagé pour faire une intervention sur la gestion du temps à l'occasion d'un colloque international réunissant les plus brillants cerveaux d'entreprises du monde entier. Or, compte tenu de la richesse du nombre des intervenants, l'organisateur lui octroya seulement 15 minutes. Le vieux professeur hésita avant de répondre : " Quel message délivrer en 15 minutes ?" puis, après mûre réflexion, il accepta.
Le jour J est arrivé. Devant plus de 100 paires d'yeux tournés vers lui au centre de l'amphithéâtre, le vieux professeur, sans mot, commença par un regard circulaire à les regarder paisiblement et lentement puis il leur annonça : " Nous allons faire une expérience." Silence d'étonnement et de curiosité.
De son cartable en cuir, il sortit un bocal ressemblant à un bocal de chimiste se terminant par un goulot puis, avec un geste lent, il y plaça à l'intérieur, un par un, des cailloux gros comme des balles de tennis. Quand le bocal fut rempli de cailloux, il se tourna vers sa nombreuse assistance et demanda : " Le bocal est-il plein ?"
Tous répondirent sans hésitation : " Oui" et il ajouta " Vraiment ?"
Alors, il replongea vers son cartable en cuir pour en extraire un sac de gravier qu'il versa dans le bocal jusqu'à ras bord. Et il demanda à nouveau : " Le bocal est-il plein ?"
Cette fois, la brillante assemblée ayant compris le sens de la démonstration répondit : " Probablement que non !" et il ajouta : " Bien !".
Puis, il y sortit de son cartable en cuir un sac de sable qu'il vida pour remplir le bocal et demanda : " Le bocal est-il plein ?" . "Non" répondirent en coeur tous les participants.
" Bien !" dit le vieux professeur avec un brin de malice. Il saisit alors la carafe d'eau posée sur la table de conférence et il versa l'eau jusqu'à ras bord du goulot dans le bocal.
Levant les yeux sur sa brillante assemblée, il posa la question : " Qu'est ce que j'ai voulu vous démontrer à travers cette expérience ?"
bocal_pierres-150x150.jpg
Parmi les chefs d'entreprise présents, l'un d'eux ayant fait le lien avec le thème du jour " la gestion du temps" leva la main et répondit : " Oui, je crois avoir compris votre démonstration. Vous venez de nous démontrer que, même si notre emploi du temps parait déjà très plein , nous pouvons encore essayer de le remplir encore, comme avec le gravier, le sable et l'eau pour être plus performants."
Avec un doux regard malicieux, notre vieux professeur se contenta de dire : " Ce n'est pas ce que j'ai voulu démontrer. Alors, qu'est ce que j'ai démontré ? Voulez vous le savoir ?"
Grand silence dans toutes les rangées de l'amphithéâtre, chacun ayant l'impatience de connaître enfin le pourquoi de cette étrange expérience.
" Ce que j'ai voulu vous démontrer, c'est que, si je n'avais pas plaçé les gros cailloux d'abord, jamais je n'aurais pu tous les mettre dans le bocal".
Devant l'évidence de cette réalité, se fit un profond silence dans la salle.
Et le vieux professeur de conclure :
" Et vous, dans votre vie, quels sont vos gros cailloux ? Votre entreprise, votre famille, réaliser vos rêves ou encore autre chose ? Et que faites vous de vos gros cailloux sur votre agenda ? "
Et sous un tonnerre d'applaudissement, le vieux professeur quitta la salle en se contentant de lever une main de remerciement.

Tout comme pour les mails, il s'agit de prioriser ce qui est le plus important/urgent .. cela rejoint la
liste d'Eisenhower ....
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il y a 4 ans par Regis_Edart
J'aime beaucoup la fable racontée par VeroniqueBOUTHEGOURD
J'ai beaucoup expérimenté le remplissage de ma vie dans l'ordre du gros cailloux à l'eau claire, et j'ai bien compris comment on perd les gros cailloux.
Aujourd'hui, ce que j'ai décidé de faire, et que je passe ma vie à répéter à mes collègues "en pleurs" devant l'exigence de en + forte d' "implication" gratuite - forcément gratuite - dans l'entreprise, c'est : discutez, argumentez, cordialement et sans excès, faites en votre miel pour définir vos propres priorités, décidez-en vous même, apprenez à dire "non" aux caprices des soit-disant hiérarques.
Vous ne serez ni sanctionné (sauf si vous faites vous-mêmes des caprices) ni dévalorisé.
Soyez pro, soyez volontaire, soyez force de proposition, mais ne soyez pas soumis. Ou vous y perdrez votre vie.
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il y a 4 ans par Regis_Edart
Ah oui, j'oubliais : parce qu'on n'a pas 30 ans toute sa vie, écoutez votre corps. S'il vous dit "je veux dormir et/ou me soigner", ne lui répondez pas "ferme ta gueule et bosse", ou vous finirez pas ne plus bosser du tout.
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il y a 3 ans par PierreMetivier
Cette histoire a une autre version à la conclusion humoristique :

Même sens des priorités mais à la place de verser l'eau, le "professeur" verse une bière en disant "quel que soit votre vie et/ou votre emploi du temps, il y a toujours une place pour une petite bière".

Une autre façon de dire qu'on peut toujours s'aménager des espaces de détente.
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il y a 4 ans par bricedemargerie
Parmi toutes les astuces, celles que j'utilise vraiment sont les suivantes :
sanctuariser mon temps - je coupe le wifi, met mon téléphone en mode avion et disparaît pendant 50 min pour me concentrer sur les tâches ls plus exigeantes. je trouve que la sensation de subir le rythme vient pas mal du fait de ne pas avoir la main. donc couper le wifi c'est reprendre un peu le pouvoir..

+ faire ma to do list la veille + me faire 10 min de mails/45 min de concentration/5min de rien
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il y a 4 ans par FredericPinchaux
Le lundi ou le vendredi soir je prépare la to do list par semaine en checkant sur le mois / la semaine pour séquencer les grands événements prioritaires
Je choisis au stabilo le matin les deux ou trois trucs prioritaires à faire pour me laisser le temps pour les imprévus,
Quand une tâche est reportée de semaine en semaine je me pose la question de sa réelle pertinence !
Tant qu'une action n'est pas traitée, je laisse le mail s'y rapportant dans ma boite mail, histoire d'avoir un rappel.
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il y a 4 ans par gmaison
Ca j'admire ! Sincèrement ! je n'ai jamais eu la rigueur nécessaire...
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il y a 4 ans par FredericPinchaux
Bah, le truc c'est pas faire des to do list trop détaillées non plus. Et puis ça aide à se botter les fesses les jour où on a moins l'envie ;-) ; après chacun son style, tant que le job est fait..
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il y a 4 ans par pcouzon
Merci pour cette réponse.... Mais ça veut dire que le week-end une no-work zone ?
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il y a 4 ans par PierreMetivier
J'ai testé plein d'applications de Todo's et de GTD - GetThingsDone. Des cartes heuristiques / mindmapping aussi aux simples listes séquentielles.

Aujourd'hui, c'est une carte heuristique globale avec l'application FreeMind plus une carte manuelle tous les matins et une MàJ plus ou moins régulière de la première qui permet de tout remettre dans le contexte.

Et puis, Twitter prend le relai et j'oublie la carte ;-)

Plus sérieusement, la carte heuristique reste la meilleure méthode pour moi si je m'y tiens.
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il y a 4 ans par pcouzon
Merci pour la réponse... J'ai testé un peu aussi tout ça mais je n'ai pas réussi à tenir la carte heuristique, même si je trouvais cela hyper logique...
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il y a 4 ans par Klodeko
Au-delà des outils et du bouquin de David Allen j'avais trouvé les principes de base du GTD assez simples à mettre en pratique face à une nouvelle tâche (goo.gl/K6LZy2)
1/ Est-ce qu'elle doit être vraiment réalisée ? Si non => poubelle, si oui, se reposer la question une seconde fois ;-) => 2
2/ Suis-je la personne la mieux placée pour la faire ? Si non => passe à ton voisin le plus qualifié. => 3
3/ Bon ok ce coup-ci c'est pour moi. Est-ce que ça va me prendre moins de 3-5 minutes ? Si oui, je le fais tout de suite. => 4
4/ Je liste la tâche "pour plustard" (ToDoList d'abstractspoon ou Evernote, peut importe les outils, il faut n'en prendre qu'un seul avec lequel on est à l'aise et le carnet de papier en fait partie) et je revois cette liste environ 1 fois dans la semaine pour tuer des tâches qui ont perdu de l'importance et remonter certaines qui en ont gagné.
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il y a 4 ans par MarieCaron
La bonne vielle liste d'Eisenhower pour le planning d'une semaine ou de 2 à 3 semaines à venir qui déculpabilise et permet de se mettre dans l'action et non dans la tergiversation...
UI Urgent/Important A faire tout de suite, sans état d'âme
Iu Important/pas urgent à déléguer, à avoir en tête ou à gérer dés que possible
Ui Urgent/pas important, à déléguer ou à faire dans des périodes de transit, faible productivité, par exemple transports en commun, files d'attente
ui pas urgent/pas important quid de ces tâches ? catégories voeux pieux, ...vites oubliées
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il y a 4 ans par fdomon
En bon créatif, je procastine. En bon procastineur, je me soigne avec des todolist, des agendas avec moult alarmes, des post it un peu partout... Finalement,, j'ai regroupé un maximun d'éléments sur trello avec un classement ressemblant à celui de @mariecaron
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il y a 4 ans par gmaison
Eh bien' je realise 90% de ce que je dois faire et il y a des trucs qui passent à l'as :)

Sinon, c'est plutôt urgent/important et la sous-division j'aime à faire/j'aime pas à faire :)

Enfin, j'organise mon emploi du temps de manière séquentielle ou par consensus. Et quand c'est pas possible, ben c'est pas possible. Et quand ça veut pas (même de ma part), ben ça veut pas...

Et souvent, on se rend compte que l'urgent ou l'important, ben en fait ce n'est pas essentiel :)

Je suis un anti toto-list. Je garde en tête et c'est ma tête qui ne garde que ce qui est essentiel :) beaucoup moins stressant ! :)
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il y a 4 ans par pcouzon
Merci pour cette réponse :) J'admire le 90% de choses faites !
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il y a 4 ans par CarolineTeyssier
J'ai une to do list classée par thème, et avec des codes visuels (rouge et gras pour l'urgent et important, noir et gras pour l'important pas urgent, noir sans gras pour ce qui est moyennement important et urgent). Même si en réalité on garde en tête ce qui est important et urgent, ça permet quand même de ne rien oublier, et de se souvenir qu'on a des dossiers de fond à traiter et qu'il faut sortir le nez de ses mails... Et j'ai aussi des check-list des points à voir avec les collaborateurs que j'encadre. Ensuite j'essaye de me bloquer des créneaux dans mon agenda pour traiter mes mails (le matin, en début et fin d'après-midi), et des 1/2 journées pour les dossiers de fond. mais en général les imprévus bouleversent tout ça !
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il y a 4 ans par SebastienPouget
Je marque tous mes trucs à faire dans mon google agenda avec les plages horaires anticipées (et la deadline éventuelle afin de ne pas la rater au cas où l'activité se trouve déplacée par un évènement imprévu).
Mon google agenda reflète donc mes vrais engagements en terme de temps! J'y mets bien sûr mes plages de farniente, assez fréquentes pour pouvoir refaire le monde ;-)
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il y a 4 ans par oimoci
et tu le refais bien @SebastienPouget :)
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il y a 4 ans par ACTIBIZZ
Une recette qui fonctionne aussi à 90% pour nous :

J'écris chaque soir pour le lendemain une To-do list en distinguant l'Urgent, de l'Important.

J'y inclue une gestion de la massification des tâches : l'objectif est qu'à chaque tâche répétitive comme la rédaction d'une proposition commerciale, la plage de prospection téléphonique contextualisée ou de relance...j'y associe un temps en minute afin de pas (trop) procrastiner et manger la marge sur des dossiers commerciaux.

L'utilisation d'outils comme un agenda partagé, des outils de gestion de projet, de gestion de réseaux sociaux comme Hootsuite, de Crm sont nécessaires pour automatiser la mécanique de son process.

Bien sûr, il arrive que des événements durant la nuit ou le weekend modifient la Todo list =) faut s'adapter dès le matin après le temps de veille quotidien et durant la journée.

On n'est pas des robots / malgré le casque :D, donc se laisser le temps d'une micro-sieste, d'un footing, d'un temps de procrastination, de la pause d'échanges, d'un appel téléphonique à la volée, d'y inclure de stemps perso /temps pro dans la journée "classique de travail", cela doit nous libérer l'esprit pour être plus frais afin de reprendre plus facilement la suite.

Ca, bien sûr, c'était avant #Skiller :D
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il y a 4 ans par Regis_Edart
pcouzon : moi je me demande comment TU fais ? On dirait que tu dors jamais :)
Le WE n'est pas forcément une no-work zone, surtout s'il fait un temps pourri et que tout le monde s'emm.... à la maison, mais des plages familiales et des plages de repos sont indispensables : ça peut être en semaine, même en plein milieu de journée s'il fait un chouette beau temps.

Par ailleurs, la carte heuristique pour moi, ça tient de l'utopie ; c'est comme la baisse des émissions de CO2, ça ne marche que si tout le monde s'y met et oublie les fausses urgences impromptues qui ne font que ralentir la "chaîne" de production.

Ma to-do-list, je la gère en inscrivant des plages horaires estimées sur mon agenda partagé, et je m'y tiens.
Comme FredericPinchaux j'inscris également certains titres de mails en rouge vif pour éviter d'oublier.
Enfin, lorsque je participe à une réunion, j'inscris systématiquement 1/2 heure de plus dans mon agenda pour "penser" et organiser la to-do list qui en ressort, mais c'est toujours en vue d'inscrire le nouveau taf à la suite. Pas à la place ou en même temps qu'un autre.

Bon dimanche ensoleillé !
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il y a 4 ans par pcouzon
Je dors si ;) Il y a plein de choses que je n'arrive pas à faire mais je le clame sans doute moins que les trucs que je réussie ;)
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il y a 4 ans par FredericPinchaux
Je partage un évaluateur qui permet de comprendre son style et les outils les plus adaptés pour la gestion de son temps

hbr.org/2015/01/assessment-whats-your-personal...

Enjoy !
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