comment donner plus d'impact à ses mails ?
et avoir une chance de survie plus longue lorsque qu'on adresse un mail d'information à l'interne / à une équipe ? Quels sont vos critères de lecture?

e mail communication interne communication écrite gestion de l'information
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2 réponses

il y a 4 ans par Jean_Philippe_RYO
A vrai dire, quand je pense "impact" dans un mail, je le vois sous l'aspect "impact pour être lu / regardé" plutôt que sous l'angle "chance de survie plus longue".
Si l'information doit durer dans le temps, pour qu'on puisse s'y référer plus tard, alors le mail n'est sans doute pas le meilleur canal de diffusion de l'info. Une note interne par exemple, gagnerait à rejoindre un RSE, une communauté de pratiques / métier, un emplacement réseau ...

Ceci étant, tout le monde n'a pas la chance de disposer d'un RSE ;) alors j'en reviens à l'impact du mail !

Voici donc quelques trucs que j'utilise au quotidien :

- Prévoir un titre très explicite, structuré, aussi court que possible. Ceci vaut pour les mails issus d'un transfert (bannir les "RE: RE : ...").
- Pour une note interne, l'ajout d'un [TAG] en début ou fin de titre peut s'avérer utile.

- Bien structurer le contenu. Regrouper les éléments qui vont ensemble, qui traitent du même point. Aborder les thèmes dans le "bon ordre" (chrono, logique, ...) si cela s'y prête.
- Identifier les différentes parties du message : faciliter le repérage immédiat pour le lecteur. Quelques sous-titres en Gras, avec un peu de couleur,... Pour ma part, je réserve le souligné aux liens.
- Dans le cas de notes internes, respecter chaque fois les mêmes règles de présentation facilite la lecture. Cela aide le lecteur à se repérer dans la note en créant des réflexes, des repères par rapport à la structuration du document.

- Situer rapidement le sujet "cœur". Énoncer dès que possible de quoi on parle ! Sur certains écrits, il faut attendre trois lignes avant de le découvrir...
- Ecrire moderne, faire des phrases courtes, être concis. Eviter les formulations inutiles qui n'apportent aucune valeur au message.
- Ecrire au présent.
- Utiliser la ponctuation à bon escient.
- Ne pas abuser des parenthèses
- Utiliser des verbes d'action.
- Eviter les fautes d'orthographe ;)
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il y a 4 ans par celineroszak
merci pour ta réponse très précise, c'est top. Effectivement, je cible le lu / regardé / enregistré.
je ne connais pas le système de tag dont tu parles je vais fouiller pour en savoir plus! merci pour ton retour et ton éclairage.
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il y a 4 ans par PascalW
Bonjour,
Je reçois professionnellement un volume important de mails (surement tous important au moins pour celui qui les écrits)
Mes règles de lectures sont hélas un peu stricts:
- Je lis en priorité les mails où je suis destinataire principale
- ceux où je ne suis qu'en copie ne sont lus qu'avec un priorité plus basse (.. souvent jamais)
Par contre, je nuance avec des règles mes niveaux priorités selon l'importance que j'accorde à l'expéditeur : le priorité la plus haute est pour mon client, la plus faible pour
la communication interne de ma boite (je suis en province et les évènements annoncés sont tous en RP) et les mails de sollicitations extérieures d'inconnus partent directement à la corbeille.
Pour cela j'utilise des règles dans mon client de messagerie :
- en rouge les mails de mon client, en violet ceux de mon agence, en noir les autres.
- les listes de diffusion (RH en particulier) sont directement classés
- les expéditeurs absents de mon carnet d'adresse (avec un tri sur le nom de domaine, je ne suis pas un sauvage) finissent droit à la corbeille.( pour la prospection, il faut m'avoir eu téléphone avant)
- la Politique de Conservation des Données supprime automatiquement les mails de plus de 90 jours de ma boite

Sur le mail lui même mes critères de lectures sont:
- Qui est destinataires et qui est en copies (beaucoup envoi des mails pour se dédouaner et monter "aux chefs" qu'ils sont en acting sur sujet, je ne perd pas mon temps avec eux)
- S' il y a 2 destinataires, je laisse toujours l'autre répondre :-)
- il faut que le titre du mail soit clair
- si le mail fait plus de 5 lignes, je lis rarement (dans ce cas je préfère des pièces jointes ou mieux des liens vers les PJ)
A attention à l'abus des flags type urgence, prioritaire, ...m'agace: quand c'est urgent je téléphone !
Le pire ce sont les accusés de réception ou confirmation de lecture...

En résumé, pour moi ( et j'avoue sans soucis que je ne suis pas un bon exemple), le bon mail d'information interne est :
- ciblé (envoyé à un nombre pertinent de destinataires)
- titre clair (avec une étiquette du genre [opportunité interne] ou [perturbation internet] puis le titre)
- message bref (ce qui se conçoit aisément s'énonce clairement parait il)
- en renvoi vers un liens où je pourrais trouver les détails hors de ma messagerie et conserver les documents nécessaires.
- respectant la charte graphique l'entreprise

En revanche, de mon point de vue (et il est surement contestable) un mail n'a pas vocation à être conserver. (Je n'ai dans ma boite de réception que les mails non traités)
Selon moi, il ne faut pas lui chercher une chance de survie.

Je ne sais pas si au fil des réponses tu pourras définir le profil du "bon" mail mais je peux toujours te donner le plus mauvais que j'ai eu:
- Le mail envoi à tous les collaborateurs de France pour nous annoncer une vente flash de colliers brésiliens dans le grand hall de Vélizy ce matin là jusqu'à 12h00!!
Je suis plus proche de Bilbao que de Paris, et surtout la multiplication de ce type de mails décrédibilise la messagerie d'entreprise.
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il y a 4 ans par celineroszak
alors tout à fait d'accord avec toi ! beau témoignage plein de sincérité, j'apprécie et te remercie. Je découvre un mode de fonctionnement c'est passionnant, et instructif, merci beaucoup! on fonctionne trop comme ca chez nous (copie aux chefs, mails dans tous les sens, ventes du CE, ...) effectivement c'est polluant. Si je résume en 3C ! >> ciblé, clair, concis, merci @PascalW :-)
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