comment revoir tout le processus de gestion des contrats ?
il y a 8 ans par AlexisDUFLOS

Bonjour Alexis,

Comme l'ont précisé VincentD, FredericLibaud et JoyceMarkoll, effectivement le numérique pour le numérique ne suffirait pas, surtout vu l'ampleur de la tâche à accomplir (en fonction bien évidemment de la taille de l'organisation).

Dans le cadre des solutions dédiées à la gestion de contrats, on distingue en général 2 phases : Pre-award et Post-award. Pre-award correspondant à la phase sourcing, et Post-award intervenant depuis la signature du contrat jusqu'à sa clôture ou son renouvellement.

Dans un premier temps, Je rejoins les conseils précédents : faire un diagnostic, pour essayer de comprendre les faiblesses du processus actuel, et comprendre où sont les points d'amélioration les plus facilement accessibles (les Low Hanging Fruits). Se situent-ils du côté pre-award ou post-award ? Comment sont stockés les contrats ? Y a-t-il une gouvernance associée à l'ensemble des processus visés ? Les indicateurs de performance sont-ils harmonisés, sont-ils suivis ? etc.

Dans le cadre d'un tel chantier, la solution numérique associée ne pourra être que l'assise de la mise en place de bonnes pratiques, mais sera probablement nécessaire.

De notre côté, nous avons tendance à considérer que la première pierre à l'édifice doit être construite du côté des contrats signés, c'est-à-dire tout bêtement les stocker correctement et savoir ce qu'il y a dedans. Cela paraît une évidence, cela paraît fondamental, mais on se rend compte que c'est une faiblesse dans la plupart des entreprises, grandes comme petites. Cette mise en place doit être le support d'une gouvernance claire (car oui, qui s'occupe des contrats dans une entreprise, une fois signés ? - Après bon nombre d'interviews, on se rend compte que la question mérite très souvent d'être posée).

A partir de là, on anticipe plus sereinement les échéances, et on sait de quoi on parle. Avec cette première assise, l'idée serait d'aller plus loin et d'assainir le côté sourcing & négociation, mais on rentre dans un autre débat... Tout aussi intéressant cela dit :)

A votre disposition pour creuser la question sur un ou plusieurs points spécifiques, ce sont des questions qui nous passionnent :)

Brice
www.lexigone.fr

Bonjour FredericLibaud, JoyceMarkoll, Pbernardon, VincentD, EtienneZulauf et BriceLECRIVAIN .


@Pbernardon : Merci pour votre réponse. J’ai consulté avec beaucoup d’intérêt – et j’ai relayé dans mon réseau – vos trois derniers articles parus dans Linkedin. Notamment celui-ci : www.linkedin.com/pulse/les-usages-collaboratif... qui me semble en lien direct avec mon sujet et développe cette notion de Social Business Platform et donne des fournisseurs potentiels de ce type de solution comme Axiscope.
Par contre je ne vois pas le rapport entre ma question et votre nouvelle aventure professionnelle, votre plateforme de consultech, pour laquelle je vous adresse tous mes vœux de réussite. (Mais nous pourrions être intéressés dans le cadre d’une autre chaine de valeur dans l’entreprise : l’innovation)
Enfin, je suis également intéressé (sous une autre casquette cette fois-ci) pour vous apporter un usage collaboratif pour faciliter les déplacements des membres de la communauté d’INNO’T à travers l’API : « Allez-y avec Abel » qui utilise l’algorithme d’Abel4com (www.abel4.com) pour proposer à tout moment la meilleure offre de transport (public et privé) pour aller d’un point A à un point B, puis permet un transfert sur le smartphone, un achat en ligne et l’édition d’un ticket dématérialisé.

@FredericLibaud : Merci pour votre réponse. Vous avez raison, l’outil numérique n’est qu’un outil. Il peut aussi être un prétexte. Pour utiliser une métaphore, techniquement quand on fait un tramway, il n’est pas strictement nécessaire de refaire toute la voirie sur toute sa largeur. Mais un nouveau tramway est le prétexte visible d’une grande opération de rénovation urbaine.
Par rapport aux données, c’est à mon avis le cœur : on devrait même parler du #ParcoursDesDonnées : comment elles rentrent, comment elles se transforment en informations et intègrent un tableau de bord servant à la prise de décision. L’expérience utilisateur, qu’il soit client, fournisseur ou collaborateur, doit juste être optimisé (et c’est le plus dur !) avec de l’UX comme on en voit dans les applis Apple mais pas dans les outils d’entreprise pour rendre le parcours intuitif et évident. Le gain sera alors à la fois sur l’efficacité du suivi des contrats et sur la productivité des équipes de suivi.

@JoyceMarkoll : Merci pour votre réponse. Bien vu le budget partiel ! – La question manque de contexte volontairement (démarche en skunk works), mais je ne suis pas certain que ça change grand-chose. Grosse structure en tous cas, si cela peut aider. Processus achat bien maitrisé. Comme écrit plus haut, le numérique est un prétexte d’une part, et une aide pour communiquer, collaborer, collecter les données, les transformer en informations, documenter / les valoriser / faciliter la décision. On est bien dans une recherche d’outil collaboratif support de processus comme bien compris par Pbernardon.

@VincentD : Merci pour votre réponse. En effet il faut communiquer sur le changement, expliquer les objectifs, les enjeux, les gains espérés. Mettre en place les ressources nécessaires. D’où le benchmark et ma question. Faire un premier tour des bonnes pratiques pour proposer le meilleur et partager ensuite en interne avec les acteurs pour faire encore mieux ! Avec le numérique, oui – forcément – pour gérer de la data dans des volumes importants et la transformer en tableaux de bord pour prise de décision (avec suivi de la valeur acquise …). Pour la maille, je partage cette bonne pratique du (ou des POC), puis expérimentation et déploiement dans un troisième temps.

@EtienneZulauf : Merci pour votre réponse. J’ai l’impression que lexigone propose les ressources associées au SI, ce qui ne correspond pas à notre besoin. Pour autant je vais les contacter pour en savoir plus.
>> c’est fait vu que le post suivant vient de @BriceLecrivain : Merci Brice pour votre réponse. Le schmilblick est à attraper aujourd’hui par le côté post-award. Et comme toute transformation numérique, on commence par un gros boulot low tech, mais avec les méthodes humaines qu’utilisent les équipes du numérique (projet agile, définition de user stories … ) Et bien sûr toutes les questions que vous posez … se posent !

Un petit bilan de l’utilisation de @Skiller (pour @oimoici) : En moins d’une semaine, j’ai déjà deux contacts pour aller un peu plus loin, plus un autre dans un autre domaine. Bravo !

Bonjour
Une jeune start'up Toulousaine veut proposer une solution innovante : www.lexigone.fr/ mais je n'en sais pas plus pour le moment.

A mon avis, une revue de processus se fait avant tout avec les acteurs de ce processus, et les vieilles méthodes ne sont pas toujours périmées : on analyse le processus actuel, ses déviances, ses faiblesses, les opportunités d'amélioration (avec le numérique éventuellement, mais est-ce vraiment un but en soi ?), puis on en construit un nouveau, plus satisfaisant, plus robuste, etc. Le tout, collectivement, pour que la mise en oeuvre soit plus facile.
Mais à la lecture de la question, je me demande s'il y a bien un seul processus ?
Attention de définir la bonne maille, pour rester concentré sur les bons objectifs et éviter de se perdre en route (et de décourager les contributeurs de la réflexion, qui vont devoir accorder du temps à l'exercice).

Je n'ai aucune compétence en la matière, mais je crois tout de même que la question manque de contexte. Quel type de société ? PME, PMI ? Autre ? À quoi ressemble le processus actuel et que lui demande-t-on en matière d'évolution ? Serait-ce le numérique pour le numérique, parce que c'est dans l'air du temps ? Ou bien serait-ce un audit complet de l'entreprise, avec un inventaire du matériel des méthodes et des compétences disponibles de l'entreprise, afin de cibler ce qui peut être amélioré et optimisé ? Et a-t-on songé que dans un second temps il peut être intéressant de mettre en place un budget partiel ? (Le truc à deux colonnes et deux lignes, où on note ce que l'on gagne et ce que le changement coûte).

J'espère t'avoir un peu aidé dans ton cheminement. :)

Bonjour,

Ayant eu à m'occuper il y a quelques années de cela de la maintenance d'un applicatif de gestion de contrat, je peux avancer ici quelques éléments.

Il va de soit que le parcours du client, n'est pas le même que celui du collaborateur ou du fournisseur, quand il y en a.

Les plates-formes ou outils mis à disposition ne sont donc pas forcément les mêmes, par contre les données on un tronc commun important pour ne pas dire essentiel.
Le numérique apporte ou tout du moins peu apporter beaucoup de chose en matière d'automatisation dans la façon de gérer le contrat (rappel, alertes, ...). Le numérique permet d’accélérer et donc de faciliter le processus de décision. Toutefois, il est plus aisé de mettre en concurrence avec le numérique, cela le sera encore plus quand les offres s'appuyant sur la Blockchain seront mature.

C'est donc avant toute chose le processus organisationnel qu'il faut définir correctement, l'outil numérique étant calé sur celui-ci. Car celui-ci n'est qu'un moyen, un outil...

Frédéric Libaud, Expert en Numérique, Référent pour la région ouest de CINOV - IT
www.libaudfrederic.fr | blog.libaudfrederic.fr | www.cinov-it.fr

Comme vous avez certainement remarqué depuis nos derniers échanges, je viens d'embarquer dans une nouvelle aventure professionnelle.

Pour promouvoir vos expertises et les expertises de votre eco-système, je vous propose de découvrir la première plateforme internationale de #consultech.

Elle permet aux experts de raccourcir les circuits de vente de prestation en ligne et garantit au client un service de qualité.

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Au plaisir d'échanger.

Excellente semaine.

Pascal.