SylvieClergerie

Une solution pour perdre moins de temps avec les e-mails ?
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Bonjour,

Comme nombre d'entre-vous, je suis noyée sous le flot d'e-mail que je reçois chaque jour. Le tri et les réponses me prennent trop de temps (en plus, je suis très polie et j'essaie de répondre -presque- à tout le monde). Je cherche donc une solution pour perdre le moins de temps possible.

Une ancienne discussion m'a intéressé et donné quelques éléments de réponse (skiller.fr/question/gestion-des-mails-comment-...  Peut-être que certains ont testé des solutions techniques présentées (par exemple, celle de la start-up EMO www.essentialonly.com/fonctionnalites/#classify...  ou celle de Sanebox) ?

Avez-vous d'autres solutions (gratuite si possible) ?

email gestion du temps organisation
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5 réponses

PascalW
il y a 7 ans par PascalW

Bonjour,

Personnellement uniquement sur les fonctions de tri et de gestion de MS-OUTLOOK et en particulier avec les éléments suivants:

- Je préfere afficher les 3 premieres lignes du mail que la fenêtre de previsualisation. En 3 lignes je vois si j'ai besoin de lire le reste ou pas... 

- Une régles classe automatiquement  tous les mails où je ne suis qu'en copie.(je les lirai plus tard...)

- J'utilise des codes de couleurs suivants les expéditeurs. Mon responsable en rouge (ou les gens importants), les clients avec une couleur différente

- J'utilise l'option de suivi, de rappel et les tâches

Ainsi je peux avoir une vision rapide des priorité dans ma boite...

Mon objectif est simple: avoir aucun mail dans ma boite de reception quand je pars le soir.

En complément, je traite un maximum de choses en direct, par chat, téléphone ou discussion physique... Cela réduit notablement le volume de mails et les temps de traitement.

Des qu'un mail fait plus de 10 lignes j'appelle l'expediteur pour avoir un résumé.

Dernier détail, je ne traite jamais rien d'urgent par mail...  Quand il y a le feu,  on n'envoi pas un mail aux pompiers.

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SylvieClergerie
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Merci pour ta réponse détaillée qui donne pas mal de pistes.

Je suis bien d'accord "pas d'urgence par email" ! Mais il faut les traiter quand même dans un délai raisonnable.

Je retiens tes idées de classement mais (même si j'aimerais bien y arriver) il ne me semble pas possible de réussir à avoir une boîte vide chaque soir.

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JoyceMarkoll
il y a 7 ans par JoyceMarkoll

Pour ajouter à ce que dit @PascalW , je crée des sous-dossiers pour les correspondants avec lesquels j'échange fréquemment, ainsi que pour les listes de discussions, y compris les notifications et mails provenant de Skiller et la newsletter, et je crée des filtres en amont dans le webmail du fournisseur, pour que les mails se trient tout seuls à l'arrivée.

Créer les filtres prends quelques instants, et ensuite cela permet de gagner beaucoup de temps. J'utilise pour ma part Sylpheed en client mail (en imap4 pour la réception), léger, disponible pour deux plateformes, et conforme aux meilleurs standards. :)

sylpheed.sraoss.jp/en/

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SylvieClergerie
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Merci. Je viens d'installer Sylpheed pour tester cette solution et je ferai un retour dans quelques jours.

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JoyceMarkoll
il y a 7 ans par JoyceMarkoll

Et si jamais Sylpheed ne te convient pas, il y a aussi Thunderbird qui est très bien, et plus riche en fonctionnalités (peut-être plus proche de Outlook dans l'esprit).

https://support.mozilla.org/fr/products/thunderbird

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SylvieClergerie
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Finalement, je préfère Thunderbird plus facile à prendre en main. Je crée des filtres et c'est assez efficace. Il me faut encore du temps pour tout organiser mais je pense que cet outil va me convenir. Merci !

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FlorianeGarcia
il y a 7 ans par FlorianeGarcia

L'application de Gmail qui s'appelle InBox est pas mal.

Tu peux trier tes mails par catégorie " à faire" " à lire plus tard" etc

Du coup tu peux les pré-trier dès qu'ils arrivent ....

Et te donner des plages horaires pour y répondre.

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JeanChristopheIsaac
il y a 7 ans par JeanChristopheIsaac

Bonjour,

désolé de relancer cette discussion un peu tard.

Ma startup édite la solution EMO évoquée dans la question. Nous nous adressons aux entreprises dont les collaborateurs sont débordés par les mails. Nous nous sommes axés sur l'usage de la messagerie et essayons de changer certains comportements résultants à l'overdose d'emails, surtout dans les grandes organisations.

Comme l'évoque Sylvie, une des fonctions de Emo permet le tri des emails entrants pour séparer les mails importants du reste.

Emo Classify ne fonctionne pas avec des règles ou filtres: un des constats est que peu d'utilisateurs savent paramétrer les filtres et les règles dans leur outil de messagerie (pour autant qu'il y en ait).

Emo Classify est un assistant de classification automatique qui apprend comment classer en vous observant: vous classer les mails non-importants dans un dossier et les mails importants dans la boite de réception et il va se mettre à le faire tout seul. S'il se trompe de temps en temps, vous le corrigez en reclassant le mail et il apprend de ses erreurs. Et ça fonctionne sur tous les clients de messagerie IMAP, webmail et les smartphones: pas besoin de changer d'outil de messagerie.

Bon voilà, c'est une autre approche qui est née à la Cantine à Toulouse. On n'est pas gratuit ... mais pas très cher (2€/mois) et on peut tester un mois gratuit!

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FredericLibaud
il y a 7 ans par FredericLibaud

Bonjour,

La plupart des utilisateurs dans un cadre professionnel utilisent Microsoft Outlook mais, n'exploite guère plus de 25% des fonctionnalités du produit, comme pour d'autres d'ailleurs.

A ce titre, le spécialiste français du sujet est mon confrère Jean-Philippe Déranlot.

Le traitement des courriels entrant, n'est pas en soit une problématique technique mais, d'usage et donc sur le fond d'organisation. Peu importe l'outil, il faut traiter au mieux le courriel entrant sachant que c'est devenu un vecteur de publicité, spam et autres fioritures du genre... de premier plan.

Une des pistes de traitement automatisé, est de catégoriser les courriels entrants et Microsoft Outlook comme Mozilla Thunderbird apportent une solution via les règles pour le 1er et les filtres pour le second. Toutefois, je rappel qu'il s'agit avant tout chose d'une question d'organisation.

Ainsi et pour l'exemple, je n'ai quasiment plus de courriels publicitaires puisque tous les domaines des prestataires sont renseignés dans un filtre. Avec ce type de méthode, je n'ai plus qu'une vingtaines de courriels à traiter le matin, alors que j'en reçois plusieurs centaines par jour.

Frédéric Libaud - Expert en Numérique | Administrateur, référent pour la région ouest et responsable SI de CINOV - IT
www.libaudfrederic.fr | blog.libaudfrederic.fr | www.cinov-it.fr

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SylvieClergerie
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Merci @FredericLibaud j'ai installé Thunderbird et l'outil me convient bien. La prise en main est très simple et assez proche d'Outlook que j'utilisais il y a quelques années. L'avantage, c'est qu'il est gratuit.

J'ai commencé à créer des filtres, et j'ai encore du travail pour classer la plus grande partie de mes e-mails, mais cette organisation en amont va certainement me faire gagner du temps par la suite. Tu as raison, l'outil ne fera pas tout mais je demande simplement qu'il m'aide à m'organiser.

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FredericLibaud
il y a 7 ans par FredericLibaud

Bonjour,

Comme je me répète à le dire l'outil n'est qu'un support, c'est ce que l'on en fait qui est important.

Thunderbird est extensible à l'instar de Outlook, on peu lui ajouter ce que l'on appel communément des Plugins qui vont permettre d'étendre les fonctionnalités de l'outil. Il ne faut pas s'en priver mais, à bonne escient bien sûr. Un plugin comme LocalFolder ou QuickFolders peu vous être très utile.

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SylvieClergerie
il y a 7 ans par SylvieClergerie

Bonjour,

Merci. Je viens de voir qu'il y a pas mal d'extensions possibles : addons.mozilla.org/fr/thunderbird/

Je comprends bien l'intérêt de Local Folder "Ce module permet d'ajouter des dossiers locaux supplémentaires"

Par contre, je ne comprends pas bien QuickFolders "Ce programme vous aidera à traiter les mêmes documents dans différents programmes. QuickFolders vous fera gagner du temps en étendant la fonctionnalité des boites de dialogues "Enregistrer" et Ouvrir" de Windows en ajoutant une liste de dossiers favoris, de dossiers récemment visités et ouverts"

Bon, question organisation, aujourd'hui, je vais passer du temps à comprendre les extensions :) !

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FredericLibaud
il y a 7 ans par FredericLibaud

Vous allez pouvoir définir des dossiers locaux et surtout selon des critères définies des vues sur les courriels reçus par exemple. Ainsi, vous pourrez définir vos vues avec des critères d'état, de date, de destinataire/expéditeur, etc. mais, aussi de catégories (étiquettes).

Il faut donc catégoriser les mails grâce aux filtres, comme les règles sous Outlook et le tour est joué...

Vous pourrez également agréger les courriels de plusieurs comptes.

QuickFolders permet d'avoir une barre supplémentaire avec des raccourcis sur les principaux dossier que vous utiliser !

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JeanChristopheIsaac
il y a 7 ans par JeanChristopheIsaac

Entièrement d'accord avec Frédéric! Ce n'est pas l'outil le problème, c'est l'usage qu'on en fait. Non seulement on ne sait pas utiliser plus de 25% des fonctions mais on n'a jamais été formé à écrire et adresser des emails, à répondre à des emails, à traiter ses emails comme si on devait savoir faire tout cela naturellement. Non: il y a des bonnes pratiques générales mais aussi des pratiques spécifiques dans chaque entreprise qui essaie de définir un code de bonne conduite pour éviter la jungle dans la messagerie (et le savoir être entre collaborateur). Ces bonnes pratiques sont malheureusement peu appliquées en entreprise (même si elles ont été communiquées un jour, sur l'intranet, quelque part...). Une des fonctions d'EMO est d'enrichir Outlook pour s'assurer que l'utilisateur applique ces règles lors de l'envoi d'un mail: on le lui rappelle gentillement et pédagogiquement si ce n'est pas le cas.

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