Comment organiser (archiver) toute cette paperasse ?!!!?
il y a 9 ans
par
Julien_
Je cherche un moyen (méthodes et outils) pour archiver mes documents, principalement le papier (le numérique c'est pas trop grave si on le range mal, si on a un bon nom de fichier, ou que c'est un texte indexable, on peut rechercher facilement), pour le pro et le perso.
Donc les questions sont :
1 Comment séparer les documents (quelle arborescence choisir) pour que ça soit :
- rapide à classer (pas 10 000 sous/dossiers)
- rapide à retrouver
- que ça soit logique (pas besoin de réfléchir 3h pour savoir si le contrat d'assurance de la maison va dans "Assurance" ou dans "Maison"), et en même temps adaptable (dans quoi je met les documents hyper spécifiques, qui n'ont aucun rapport avec le reste, ou bien ceux qui ont une très longue durée de vie et que je ne peux donc pas retrouver par date)
2. Quels outils utiliser ? Entre les pochettes, les classeurs, les dossiers suspendus... Quelque chose de rapide à utiliser, qui garde l'ordre, et qu'on a envie de maintenir.
Quels sont vos outils et vos méthodes ?
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8 réponses
Moi je fais dans des dossiers suspendus avec de vrais titres. Assurances c'est un titre, maison non ^^
Intéressant !
Deux questions :
- C'est quoi un "vrai titre" ? On pourrait dire que la maison c'est un "sujet" ou un "projet" et l'assurance c'est un "rôle", un "outil"... Par exemple la demande de permis de construire, ça va dans "Maison" (apparemment non, mais c'est là que je le chercherais), ou bien dans "Légal" ? (bof, ça va se retrouver avec des trucs qui n'ont rien à voir non) ? Ou bien dans "Permis de construire" ? Dans ce cas je fais un dossier pour un document -> bof
- Comment tu sépares temporellement ? Est-ce que tu as un sous-dossier "2014",... dans ton dossier "Assurances" ? Ou l'inverse, est-ce qu'à la fin de chaque année tu mets tous tes dossiers dans un boite "2014" ? Ou alors ton dossier "Assurance" est infini ?...
Deux questions :
- C'est quoi un "vrai titre" ? On pourrait dire que la maison c'est un "sujet" ou un "projet" et l'assurance c'est un "rôle", un "outil"... Par exemple la demande de permis de construire, ça va dans "Maison" (apparemment non, mais c'est là que je le chercherais), ou bien dans "Légal" ? (bof, ça va se retrouver avec des trucs qui n'ont rien à voir non) ? Ou bien dans "Permis de construire" ? Dans ce cas je fais un dossier pour un document -> bof
- Comment tu sépares temporellement ? Est-ce que tu as un sous-dossier "2014",... dans ton dossier "Assurances" ? Ou l'inverse, est-ce qu'à la fin de chaque année tu mets tous tes dossiers dans un boite "2014" ? Ou alors ton dossier "Assurance" est infini ?...
Je voyais le "maison" comme un fourre tout, pas comme un projet. Le fourre tout c'est à éviter. Mais le projet c'est bien. A mon sens un projet c'est un truc qui peut se finir, donc les documents que tu peux archiver.
Pour ce qui n'est pas attaché à un projet, il faut que ça aille dans des catégories bornées et intemporelles.
Donc en gros, le permis il va dans le projet maison, mais l'assurance habitation elle va dans le dossier assurances. Mais on met pas dans le même dossier "maison" la facture d'électricité, celle pour la télé et le contrat de téléphone.
Pour ce qui n'est pas attaché à un projet, il faut que ça aille dans des catégories bornées et intemporelles.
Donc en gros, le permis il va dans le projet maison, mais l'assurance habitation elle va dans le dossier assurances. Mais on met pas dans le même dossier "maison" la facture d'électricité, celle pour la télé et le contrat de téléphone.
Alors pour ma part c'est un code couleur différent pour pro et perso (reconnaissance visuelle immédiate) puis gros classeurs avec intercalaires plastique (plus résistant).
Pour le personnel, j'ai un classeur Banque, Factures, Assurances, Mutuelle/CPAM/CAF, Salaires/Contrat de travail/Retraite, Impôts. Pour le classeur "factures" (EDF,Orange, Suez, Loyers etc.) je le renouvelle tous les ans et l'archive dès début janvier dans une boite carton avec l'année indiquée dessus. J'essaie de tout stocker au même endroit dans un placard fermé de préférence.
Pour le pro, j'ai les dossiers clients par nom et date (sous dossier carton avec pochettes plastique à l'intérieur pour séparer devis, contrats, échanges mails etc. , regroupés par ordre alphabétique dans boite de rangement avec étiquette sur le devant.
Lorsque j'avais un bureau plus grand je préférais le rangement par dossiers suspendus avec titres classés par ordre alpha, beaucoup plus pratique.
La partie pro administrative est gérée avec des classeurs comme pour le perso (avec code couleur différent).
Pour le personnel, j'ai un classeur Banque, Factures, Assurances, Mutuelle/CPAM/CAF, Salaires/Contrat de travail/Retraite, Impôts. Pour le classeur "factures" (EDF,Orange, Suez, Loyers etc.) je le renouvelle tous les ans et l'archive dès début janvier dans une boite carton avec l'année indiquée dessus. J'essaie de tout stocker au même endroit dans un placard fermé de préférence.
Pour le pro, j'ai les dossiers clients par nom et date (sous dossier carton avec pochettes plastique à l'intérieur pour séparer devis, contrats, échanges mails etc. , regroupés par ordre alphabétique dans boite de rangement avec étiquette sur le devant.
Lorsque j'avais un bureau plus grand je préférais le rangement par dossiers suspendus avec titres classés par ordre alpha, beaucoup plus pratique.
La partie pro administrative est gérée avec des classeurs comme pour le perso (avec code couleur différent).
J'ai toujours aimé faire simple :
Classeur ou chemise à rabat avec marqué dessus de quoi il s'agit, sur la tranche, au feutre noir pour que ce soit l(v)isible de suite. Dedans : des pochettes transparentes "thématisées" avec les papiers mis dedans par ordre chronologique décroissant (les derniers reçus en premier - normalement chronologique de réception, mais pas toujours ;) ). Si c'est pour archiver, c'est que j'ai mis tout l'information ailleurs (numérisée ?) et donc je ne garde la papier que pour obligations légales.
Ensuite, quand les classeurs ou chemises à rabat ne sont plus suffisants, eh bien je prends des boîtes en cartons où je reproduis sur la tranche le "de quoi il s'agit" avec éventuellement les périodes...
Si c'est pour archiver, je ne m'embarrasse pas trop du classement. J'ai un classement dans les grandes lignes, l'information en a été extraite d'une manière ou d'une autre et stockée ailleurs...
Classeur ou chemise à rabat avec marqué dessus de quoi il s'agit, sur la tranche, au feutre noir pour que ce soit l(v)isible de suite. Dedans : des pochettes transparentes "thématisées" avec les papiers mis dedans par ordre chronologique décroissant (les derniers reçus en premier - normalement chronologique de réception, mais pas toujours ;) ). Si c'est pour archiver, c'est que j'ai mis tout l'information ailleurs (numérisée ?) et donc je ne garde la papier que pour obligations légales.
Ensuite, quand les classeurs ou chemises à rabat ne sont plus suffisants, eh bien je prends des boîtes en cartons où je reproduis sur la tranche le "de quoi il s'agit" avec éventuellement les périodes...
Si c'est pour archiver, je ne m'embarrasse pas trop du classement. J'ai un classement dans les grandes lignes, l'information en a été extraite d'une manière ou d'une autre et stockée ailleurs...
Thomas Henry de Xamance.com te répondra : ne surtout pas classer : scanner en entrée et archiver direct dans des bacs où les documents sont rangés chronologiquement. Une belle réussite que cette boîte.
Une piste : adapter le classement au besoin probable de retrouver ce qu'on a classé ?
Si je suis vraiment régulièrement amené à rechercher telle ou telle sorte de document alors peut être faut il adopter un tri très rigoureux : thème précis puis tri par année.
Si je trie en sachant que la probabilité d'une recherche est faible voire très faible alors peut être faut il procéder à des regroupements plus grossiers... Regroupement global par année ?
Ensuite, si l'expérience contredit l'organisation : par exemple si je recherche finalement beaucoup plus souvent que prévu tel ou tel doc... Alors la solution pourrait être d'adapter l'organisation pour ce type de document (en se demandant quand même pourquoi j'ai recherché le doc... Pour quelle information... La solution peut se trouver ailleurs que dans l'archivage lui même)
C'est juste une idée de démarche très pratico-pratique... Afin de ne pas avoir le sentiment de trier des trucs pour rien !
Si je suis vraiment régulièrement amené à rechercher telle ou telle sorte de document alors peut être faut il adopter un tri très rigoureux : thème précis puis tri par année.
Si je trie en sachant que la probabilité d'une recherche est faible voire très faible alors peut être faut il procéder à des regroupements plus grossiers... Regroupement global par année ?
Ensuite, si l'expérience contredit l'organisation : par exemple si je recherche finalement beaucoup plus souvent que prévu tel ou tel doc... Alors la solution pourrait être d'adapter l'organisation pour ce type de document (en se demandant quand même pourquoi j'ai recherché le doc... Pour quelle information... La solution peut se trouver ailleurs que dans l'archivage lui même)
C'est juste une idée de démarche très pratico-pratique... Afin de ne pas avoir le sentiment de trier des trucs pour rien !
Attention à la numérisation (dans l'optique de se séparer des papiers physiques), il y a des contraintes légales (peut être @djoke a des billes dessus ?) qui nécessitent parfois de investissements non négligeables (intégrité des documents, support WORM, ...).
Ensuite, il y a une obligation légale de conservation de certains documents papiers. Voici quelques liens intéressants par rapport à ça :
- Particuliers : vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134...
- Professionnels : vosdroits.service-public.fr/professionnels-entr...
Ensuite, il y a une obligation légale de conservation de certains documents papiers. Voici quelques liens intéressants par rapport à ça :
- Particuliers : vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134...
- Professionnels : vosdroits.service-public.fr/professionnels-entr...
Et la solution de @usercentric en tient bien compte. Il ne jette rien.
trop vaste question pour une courte réponse. J'ose le "attendre la publication de ma thèse" :) [on me reprochait de ne pas faire assez personal branling il y a quelques instants]
et tout numériser avec un scanner OCR?
j'ai des amies qui sont passées à zero papier il y a qq années et en étaient ravies.
j'ai des amies qui sont passées à zero papier il y a qq années et en étaient ravies.
Bonjour,
Pour les papiers à conserver et la durée légale de leur conservation tout est indiqué ici:
vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134...
Pour ceux qui ont déjà tout scanné et brûlé le reste, vous voudrez certainement être très attentifs à vos méthodes de sauvegardes. ;-)
/me classe par type de fournisseur puis fait des sous dossiers et dedans classe par ordre anti-chronologique : les derniers documents accessibles sous la main, le tout dans des dossiers suspendus, dans une armoire métallique, lequel classement est mis à jour de temps en temps.
Pour les papiers à conserver et la durée légale de leur conservation tout est indiqué ici:
vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134...
Pour ceux qui ont déjà tout scanné et brûlé le reste, vous voudrez certainement être très attentifs à vos méthodes de sauvegardes. ;-)
/me classe par type de fournisseur puis fait des sous dossiers et dedans classe par ordre anti-chronologique : les derniers documents accessibles sous la main, le tout dans des dossiers suspendus, dans une armoire métallique, lequel classement est mis à jour de temps en temps.