Bonjour,
Avant tout chose l'utilisation de la messagerie c'est une question d'usage, donc de pratiques.
La plupart des grandes entreprises utilisent des outils comme Exchange ou Domino pour une bonne raison, cela permet entre autres de centraliser les données et d'en faciliter la conservation.
Pour un usage individuel les utilisateurs exploite très souvent la messagerie proposé par leurs fournisseurs d'accès par exemple. Sauf que quand il change de fournisseur d'accès, ils doivent aussi changer de messagerie et donc d'adresse.
Utiliser une messagerie gratuite indépendamment du FAI dans le cadre d'un usage individualisé est donc une bonne pratique. Il faudra ensuite utiliser les bons outils clients, car même si le fournisseur propose un client Web, ce dernier aura c'est limite fonctionnel.
Ce cas d'usage conviendra dans une situation ou les besoins sont limités, donc typiquement dans un cadre non professionnel. Dans la situation contraire, il faudra passer par un logiciel client tel que Outlook ou Thunderbird, par exemple. Ce dernier agrémenté de plugins complémentaires peu apporter le même niveau d'usage que le premier.
La ou ça se complique c'est l'utilisation d'équipement numérique multiples avec leurs contraintes fonctionnels, techniques diverses et variées. Mais avec un peu d'organisation on peu parfaitement travailler, en utilisant les règles sous Outlook ou filtres sous Thunderbird. Le bon paramétrage qui va bien.
Finalement on pourra mettre en place un archivage des courriels reçus et envoyés depuis ses outils, qui intègre nativement la fonctionnalité. Mais il faut toutefois prendre garde à ne pas tout conserver, car dans ce cas on se trouverai dans une situation d'infobésité, d’où l'intérêt d'utiliser les fonctionnalités citées préalablement afin de pré-trier les courriels.
Il faut utiliser les outils en fonction de ses besoins et n'ont pas adaptés ses usages en fonction des outils.
Pour donner un exemple, je reçois entre 400 et 700 courriels jours, seul 10 à 20 on vraiment de l'importance, doivent être traités et conserver. En appliquant un pré-filtrage de ceux-ci, je gagne énormément de temps. J'utilise également un smartphone comme beaucoup et un équipement supplémentaire en situation de mobilité. Du coup, je n'ai pas vraiment de problème d'archivage des courriels, conservant environ 14 jours ceux-ci sur les serveurs en moyenne et un an sur l'équipement principale.
Le propos est peut-être long mais, la question posée démontre encore une fois de plus que les bonnes pratiques ne sont pas encore acquises. En tout cas pour la messagerie.
Frédéric Libaud, Expert en Numérique, Référent pour la région ouest de CINOV - IT
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