Gestion des mails, comment faites-vous ?
il y a 9 ans
par
CarolineTeyssier
Je reçois une centaine de mails par jour, et j'enchaine les réunions... Comment faire pour traiter le flot de mail journalier sans travailler la nuit ?
gestion du temps e mail
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15 réponses
Nous avons institué une règle dans notre réseau : l'objet doit démarrer par INFO, REPONSE, ACTION etc ce qui permet déjà de visualiser rapidement ce qu'il faut faire
Bonne idée effectivement, l'inconvénient est que l'institution de ce type de règle ne marche qu'en interne, mais bon c'est déjà pas mal...
J'ai une mauvaise nouvelle: vous n'y arriverez pas. En effet, la messagerie électronique n'est pas un système d'information mais de la transmission de données. La messagerie achemine une information mais ne la met pas en valeur. Comme vous le faites remarquer, il y a une surenchère: afin d'essayer de traiter les e-mails vous devez travailler la nuit. Vos correspondants se retrouvent donc dans la même position que vous puisqu'il leur faudra répondre à leur tour. Il en résulte un sentiment d'impuissance puis la démotivation arrive... Alors comment faire ? Le réseau social d'entreprise est une solution qui semble prometteuse; imaginons un instant Facebook fondé sur le système de l'e-mail: impossible ! Le réseau social permet d'aller vers l'information plutôt que de la subir. Il impose des procédures, des mises en forme de l'information... qui sont les caractéristiques d'un système d'information. L'exemple de Skiller est aussi parlant: une simple invitation reçue par e-mail (parfois c'est quand même utile) et tout le monde échange ! C'est intuitif et on n'a pas le sentiment de subir l'information. Pas de carnet d'adresses à mettre à jour, pas de mailing list, pas de classement perso des e-mails... Que du bonheur, d'ailleurs cela rime avec Skiller...
Je vous propose de suivre cette jeune startup toulousaine qui traite l'email overload www.essentialonly.com
Tout comme vous je reçois de nombreux mails dans une journée et je refuse de travailler la nuit pour les traiter.
Pour arriver à suivre l'essentiel :
* je bloque 20 minutes le matin avant de commencer quoi que ce soit, 20 minutes après le déjeuner avant de reprendre une autre activité, et je prends 15 à 20 minutes le soir sur le chemin du retour dans les transports pour jeter un œil à ma boite.
* je traite immédiatement tous les mails pour lesquels il me faut moins d'une à deux minutes pour traiter, répondre, transférer.
* par défaut ma boite est triée par conversation et par date de réception ce qui remet au dessus de la pile les conversations ré ouvertes avec le fil.
* j'ai créer des règles dans ma boite mail. Les mails dont je suis l'unique destinataire apparaissent avec un code catégorie "ONE", idem pour une liste de personnes prioritaires catégorie "vIP", idem pour ceux de mes managers "BOSS", si je suis seulement ils apparaissent dans un sous dossier "INFO", j'ai identifié les expéditeurs de newsletter et info pro pour qu'ils apparaissent dans un sous dossier "news"
Pour arriver à suivre l'essentiel :
* je bloque 20 minutes le matin avant de commencer quoi que ce soit, 20 minutes après le déjeuner avant de reprendre une autre activité, et je prends 15 à 20 minutes le soir sur le chemin du retour dans les transports pour jeter un œil à ma boite.
* je traite immédiatement tous les mails pour lesquels il me faut moins d'une à deux minutes pour traiter, répondre, transférer.
* par défaut ma boite est triée par conversation et par date de réception ce qui remet au dessus de la pile les conversations ré ouvertes avec le fil.
* j'ai créer des règles dans ma boite mail. Les mails dont je suis l'unique destinataire apparaissent avec un code catégorie "ONE", idem pour une liste de personnes prioritaires catégorie "vIP", idem pour ceux de mes managers "BOSS", si je suis seulement ils apparaissent dans un sous dossier "INFO", j'ai identifié les expéditeurs de newsletter et info pro pour qu'ils apparaissent dans un sous dossier "news"
quand tu es vraiment débordée, et que tu veux reprendre la main, tu paramètres ton logiciel de messagerie comme quand tu pars en vacances mais tu changes le message en le remplaçant par un message de non livraison de mail (le genre de mail que tu reçois quand tu as fait une faute de frappe sur l'adresse) dans lequel tu prends soin de remplacer l'adresse de destination par la tienne... Ça ne réglera pas tes problèmes mais ça peut faire gagner quelques jours pour rattraper le retard !... ;-)
Identifier en automatique, en configurant une règle de tri, les mails dont je suis le seul destinataire avec un code couleur. Puis ceux provenant de quelques personnes importantes ou influentes pour mener mon projet. Enfin comme un précédent commentaire en utilisant des tags A FAIRE, A SUIVRE tout le reste à la poubelle ou archivé. En 30mn le matin et 30 mn le soir les 100 mails quotidiens sont traités. Un bon smartphone aide aussi à mettre à profit des minutes perdues autrement.
Effectivement je n'utilise pas assez les codes couleur et tags dans ma boîte mail, à développer, merci !
Très simple :
0. JE gère mon temps et mon travail et non pas mes mails
1. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
2. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
3. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
4. Je traite quand je peux
5. je bascule tout en non lu (==> conséquences à voir aux points 1, 2 et 3 ci-dessus)
Et vous savez quoi ? Ben y a des trucs qui passent à l'as...
0. JE gère mon temps et mon travail et non pas mes mails
1. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
2. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
3. si c'est vraiment important, les gens appelleront :)
4. Je traite quand je peux
5. je bascule tout en non lu (==> conséquences à voir aux points 1, 2 et 3 ci-dessus)
Et vous savez quoi ? Ben y a des trucs qui passent à l'as...
je suis comme vous et je m'alloue du temps pour faire mon travail y compris les emails (rdv bloqués dans mon agenda au même titre qu'une réunion). Sinon, je trie bcq suivant urgent - important - à lire - infos et je traite en conséquence. Si la majorité des emails sont internes à l'entreprise, je vous préconise de mettre en place une règle car on met souvent en copie une armée de collègues pour croire qu'on a fait son travail d'emails lesquels ne nous concernent peu ou pas du tout.
Merci. Je bloque des créneaux dans mon agenda mail plutôt sous forme d'1 à 2 1/2 journées par semaine, je vais tenter d'en mettre un peu tous les jours. Et donner des règles interne pour essayer d'en recevoir moins !
Petit astuce qui marche plutôt bien en interne lorsque que plusieurs personnes sont concernées, dès que l'échange dépasse 3 allers-retours, obligation de traiter le sujet en vis à vis. Ça va plus vite, les gens se parlent, et une solution, pertinente, est trouvée rapidement.
Oui c'est vrai qu'à être tout le temps sur le mail on en oublie qu'on peut se parler, et que ça reste la meilleure solution pour les sujets plus compliqués, merci !
Personnellement, je ne gère plus ! J'empile ! Et en plus, sur 2 boites différentes alimentées chacune par 2 adresses mails !
Je supprime tout ce que je peux très vite, je classe tout ce que je peux, et le reste s'entasse. Quand j'ai le temps, je traite par ordre chronologique ce qui est resté en souffrance !
Pour le moment, ça tient !
Sinon, tu peux tenter Inbox de google, une nouvelle façon de gérer ses mails (tu peux par exemple les faire "réapparaitre" plusieurs heures ou jours plus tard dans ton flux). Ca te permet par ailleurs de gérer tes notifications en provenance des réseaux sociaux (et oui !), ou de classer tes mails entrant automatiquement par catégories. Comme Skiller (les copieurs ;)), c'est sur invitation. Je t'en fais passer une par mail, chanceuse :)
Je supprime tout ce que je peux très vite, je classe tout ce que je peux, et le reste s'entasse. Quand j'ai le temps, je traite par ordre chronologique ce qui est resté en souffrance !
Pour le moment, ça tient !
Sinon, tu peux tenter Inbox de google, une nouvelle façon de gérer ses mails (tu peux par exemple les faire "réapparaitre" plusieurs heures ou jours plus tard dans ton flux). Ca te permet par ailleurs de gérer tes notifications en provenance des réseaux sociaux (et oui !), ou de classer tes mails entrant automatiquement par catégories. Comme Skiller (les copieurs ;)), c'est sur invitation. Je t'en fais passer une par mail, chanceuse :)
J'allais proposer la même chose, Inbox ! L'idée est bonne en tout cas et le résultat intéressant.
L'idée est de gérer ses emails à la façon d'une TODO-LIST, et les algorithmes de Google trient les emails importants pour vous.
Sinon, personnellement, je reçois aussi des centaines de mails par jour.
- j'ai des dizaines de filtres qui font automatiquement un premier tri
- je passe par un prestataire antispam pour éviter de recevoir cette catégorie de mails non désirables
- j'utilise également les couleurs et les tags
- ça me prend beaucoup de temps quand même, quand j'ai le malheur de ne pas ouvrir ma boite mail de 2/3 jours ...
- Je suis d'accord avec @gmaison, si c'est important, les gens appelleront !!!
L'idée est de gérer ses emails à la façon d'une TODO-LIST, et les algorithmes de Google trient les emails importants pour vous.
Sinon, personnellement, je reçois aussi des centaines de mails par jour.
- j'ai des dizaines de filtres qui font automatiquement un premier tri
- je passe par un prestataire antispam pour éviter de recevoir cette catégorie de mails non désirables
- j'utilise également les couleurs et les tags
- ça me prend beaucoup de temps quand même, quand j'ai le malheur de ne pas ouvrir ma boite mail de 2/3 jours ...
- Je suis d'accord avec @gmaison, si c'est important, les gens appelleront !!!
Complément de réponse car notre expérience de coach accompagnateur de dirigeants nous montre chaque jour que ce sujet est très important et perturbe les personnes et les organisations. Plus l'organisation est perturbée plus le sujet s'accélère.
A la lecture d'un tweet en provenance de CEGOS (www.efficaciteprofessionnelle.fr/2015/01/30/gagner-du-temps-dans-la-gestion-de-nos-emails?subscribe=invalid_email) proposant une de ses formations sur ce sujet , j'apporte les compléments suivants.
La règle "ne pas lire ses mails au fil de l'eau" (ce que font 80% des personnes ,moi y compris) semble être une des règles N°1 que l'on trouve dans tous les docs sur ce sujet. mais c'est une vrai discipline à instaurer.
La règle N° 2 est la sélection CAP (terme Cegos) soit Classement Action Poubelle .
POUBELLE , c'est un outil fondamental ! no comment
CLASSEMENT : Le classement n'est pas possible , il faut utiliser des "boites intelligentes" qui "rejouent" les recherches. Ce concept très utile existe en version de base chez Apple, sur PC il faut (à ma connaissance) faire appel à des logiciels complémentaires (Cf MisterChick de Delcrea par exemple)
ACTIONS : Utiliser les tags ou drapeaux de manière à signaler les actions et les regrouper pour les traiter. C'est là que les Objets de mail avec REPONSE, ACTIONS etc peuvent être utiles mais évidemment à l'interne
A la lecture d'un tweet en provenance de CEGOS (www.efficaciteprofessionnelle.fr/2015/01/30/gagner-du-temps-dans-la-gestion-de-nos-emails?subscribe=invalid_email) proposant une de ses formations sur ce sujet , j'apporte les compléments suivants.
La règle "ne pas lire ses mails au fil de l'eau" (ce que font 80% des personnes ,moi y compris) semble être une des règles N°1 que l'on trouve dans tous les docs sur ce sujet. mais c'est une vrai discipline à instaurer.
La règle N° 2 est la sélection CAP (terme Cegos) soit Classement Action Poubelle .
POUBELLE , c'est un outil fondamental ! no comment
CLASSEMENT : Le classement n'est pas possible , il faut utiliser des "boites intelligentes" qui "rejouent" les recherches. Ce concept très utile existe en version de base chez Apple, sur PC il faut (à ma connaissance) faire appel à des logiciels complémentaires (Cf MisterChick de Delcrea par exemple)
ACTIONS : Utiliser les tags ou drapeaux de manière à signaler les actions et les regrouper pour les traiter. C'est là que les Objets de mail avec REPONSE, ACTIONS etc peuvent être utiles mais évidemment à l'interne
Effectivement ne pas lire au fil de l'eau est tout le temps préconisé, mais vraiment difficile. Sélection CAP intéressante, merci !
Tout à fait d'accord, à condition d'être régulier et de ne pas se laisser déborder. + transmettre un mini-livre blanc sur la question (même en externe) qui fixe des loies aux emails (on ne fait pas un email pour dire "OK bien reçu" par exemple....)
Amusant, j'ai jeté une invitation inbox dans ma boite hier en croyant à un spam :D
J'arrive un peu tard, mais voici un article publié dans L'Obs récemment sur ce sujet : tempsreel.nouvelobs.com/bien-bien/20150219.OBS2...
Bon courage :-)
Bon courage :-)
Complément de réponse car notre expérience de coach accompagnateur de dirigeants nous montre chaque jour que ce sujet est très important et perturbe les personnes et les organisations. Plus l'organisation est perturbée plus le sujet s'accélère.
A la lecture d'un tweet en provenance de CEGOS (www.efficaciteprofessionnelle.fr/2015/01/30/gagner-du-temps-dans-la-gestion-de-nos-emails?subscribe=invalid_email) proposant une de ses formations sur ce sujet , j'apporte les compléments suivants.
La règle "ne pas lire ses mails au fil de l'eau" (ce que font 80% des personnes ,moi y compris) semble être une des règles N°1 que l'on trouve dans tous les docs sur ce sujet. mais c'est une vrai discipline à instaurer.
La règle N° 2 est la sélection CAP (terme Cegos) soit Classement Action Poubelle .
POUBELLE , c'est un outil fondamental ! no comment
CLASSEMENT : Le classement n'est pas possible , il faut utiliser des "boites intelligentes" qui "rejouent" les recherches. Ce concept très utile existe en version de base chez Apple, sur PC il faut (à ma connaissance) faire appel à des logiciels complémentaires (Cf MisterChick de Delcrea par exemple)
ACTIONS : Utiliser les tags ou drapeaux de manière à signaler les actions et les regrouper pour les traiter. C'est là que les Objets de mail avec REPONSE, ACTIONS etc peuvent être utiles mais évidemment à l'interne
A la lecture d'un tweet en provenance de CEGOS (www.efficaciteprofessionnelle.fr/2015/01/30/gagner-du-temps-dans-la-gestion-de-nos-emails?subscribe=invalid_email) proposant une de ses formations sur ce sujet , j'apporte les compléments suivants.
La règle "ne pas lire ses mails au fil de l'eau" (ce que font 80% des personnes ,moi y compris) semble être une des règles N°1 que l'on trouve dans tous les docs sur ce sujet. mais c'est une vrai discipline à instaurer.
La règle N° 2 est la sélection CAP (terme Cegos) soit Classement Action Poubelle .
POUBELLE , c'est un outil fondamental ! no comment
CLASSEMENT : Le classement n'est pas possible , il faut utiliser des "boites intelligentes" qui "rejouent" les recherches. Ce concept très utile existe en version de base chez Apple, sur PC il faut (à ma connaissance) faire appel à des logiciels complémentaires (Cf MisterChick de Delcrea par exemple)
ACTIONS : Utiliser les tags ou drapeaux de manière à signaler les actions et les regrouper pour les traiter. C'est là que les Objets de mail avec REPONSE, ACTIONS etc peuvent être utiles mais évidemment à l'interne
Si tu utilises gmail, tu peux tester streak c'est vraiment pas mal www.streak.com/
Il y a plusieurs applis à ajouter à Gmail pour trier les mails. Il peut être aussi intéressant d'avoir plusieurs adresses mail pour bien séparer les contenus (perso, pro, newsletters, notifications, spam, ...).
Le top est de carrément diriger les différents contenus vers différentes applis.
Par exemple, toutes les communications internes peuvent passer par Slack, Talko ou par téléphone.
Les amis peuvent être contactés par Twitter, Google Hangout, Facebook, etc.
Tu peux conserver les mails pour les relations pro externes à l'entreprise que tu ne peux pas pousser à utiliser une appli, mais ça limitera déjà grandement ton email overload. Inciter ces personnes à téléphoner ou mettre en place des Trello avec elles peut encore diminuer la surcharge.
Enfin, tu peux aller lire les réflexions de Claire Burge à ce sujet (un des piliers du mouvement #noemail) : claireburge.com/life-without-email/
Le top est de carrément diriger les différents contenus vers différentes applis.
Par exemple, toutes les communications internes peuvent passer par Slack, Talko ou par téléphone.
Les amis peuvent être contactés par Twitter, Google Hangout, Facebook, etc.
Tu peux conserver les mails pour les relations pro externes à l'entreprise que tu ne peux pas pousser à utiliser une appli, mais ça limitera déjà grandement ton email overload. Inciter ces personnes à téléphoner ou mettre en place des Trello avec elles peut encore diminuer la surcharge.
Enfin, tu peux aller lire les réflexions de Claire Burge à ce sujet (un des piliers du mouvement #noemail) : claireburge.com/life-without-email/
J'ai testé il y a quelques temps www.sanebox.com/ redoutablement efficace pour faire le tri automatiquement en apprenant de ce que vous gardez ou pas (avec une graduation). Plus performant que Inbox. Donc je crois que je vais y revenir.
Autre forme de réponse : avez-vous quantifié sur quelques jours les typologies de messages reçus ? Cela vous en apprendra déjà bcp sur la méthode à activer :
- majorité de courriels externes généralistes : mettre en place des règles de tri
- majorité de courriels internes et clients : mettre en place une solution collaborative permettant d'économiser des aller-retour en publiant directement dans un espace dédié (comme on le fait sur Skiller).
- majorité de courriels externes généralistes : mettre en place des règles de tri
- majorité de courriels internes et clients : mettre en place une solution collaborative permettant d'économiser des aller-retour en publiant directement dans un espace dédié (comme on le fait sur Skiller).