Attention, il y a, en matière de GED quelques règles. Outre la sécurité du droit d'accès, son corollaire est également la garantie de l'intégrité du document (qu'il n'as pas été modifié, même par quelqu'un qui aurait des droits simplement de gestion du document).
Cette intégrité doit être garantie sur le contenu (souvent via une signature par certificat spécifique) et le contenant (par exemple des supports WORM pour Write Once Read Many).
Enfin, il y a un élément extrêmement important : c'est la durée légale de conservation d'un document, notamment par le salarié. Un bulletin de salaire c'est à vie. Or, une durée de vie humaine, d'un point de vue numérique, c'est une éternité technique et technologique. Qui dit que lorsque l'accès au bulletin de salaire sera nécessaire à une époque lointaine dans le futur, le format sera toujours "lisible" ? Un fichier PDF d'aujourd'hui sera-t-il encore lisible dans 10, 15 ou 40 ans ? Si des outils de "traduction" existe, les documents auront-ils été "traduits" dans les nouveaux formats ? Par exemple, essayez de lire un fichier Wordperfect ou encore un fichier de MS Works ou même de Word 2.0 version DOS. Et pourtant, ce n'était qu'il y a 30 ans à une époque où ça allait encore beaucoup moins vite que maintenant.
Enfin, il faut que le salarié ait les moyens de conserver un document au format numérique. Quel support (clés USB, disque dur externe) ? dans le "Cloud" ? idem que ci-dessus si les fichiers ne sont pas "traduits" au fur et à mesure. Que se passe-t-il si le service "Cloud" vient à fermer, ne peut plus assurer le service ? Quid des documents, de leur récupération ?
Je vous l'accorde, version papier, ce n'est pas plus "sûr". Un bon incendie ou une bonne inondation et hop, tout est parti...
Je soulève plus des points bloquants (parce que j'ai déjà envisagé cela pour des clients et dans le cadre d'autres documents dans des GED de ce type). Croyez moi, je serai le premier à adopter toute solution purement numérique :) Mais ce n'est pas évident évident...
Les outils numériques ne sont pas encore totalement accessibles à toutes et tous et il y a encore trop de "fracture" numérique. Probablement avec les "digital natives" comme les dernières générations seront plus mûrs pour cela et que des normes et solutions "globales et pérennes" vont émerger.
Pourquoi ne pas dématérialiser les buletins de salaire?
il y a 9 ans
par
PascalW
Toujours autour de ma quête de compréhension de l'entreprise digitale. Je me demande pourquoi les entreprises ne proposent elle pas encore d'éditer les bulletins de salaire sous forme numérique (ficher PDF accroché au logiciel de gestion des congés par exemple). Le gain de temps et sur le budget de fonctionnement serait immédiat et conséquent. Pour les salariés, il ne serait plus à la merci des aléas du courrier. L'impact environnemental n'est pas négligeable non plus.
Quels sont selon vous les freins? Existe t il des contraintes réglementaires bloquantes?
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7 réponses
Pour avoir travailler sur des chantiers de conservation de données et de remasterisation d'archives informatiques, je comprend l'argument de l'obsolescence technique et la fragilité des supports.
Pour moi l'idée principal est de raccourcir la chaine de publication et de réduire les délais.
Merci pour avoir soulever une limite très concrète à l'entreprise digitale.
Pour moi l'idée principal est de raccourcir la chaine de publication et de réduire les délais.
Merci pour avoir soulever une limite très concrète à l'entreprise digitale.
Nous allons sans doute dématérialiser nos bulletins de paie prochainement. Toutefois, le gain économique n'est pas si flagrant dans la mesure où pour garantir la durée de conservation à vie et la certification du document nous devons passer par des acteurs qui ont un partenariat avec la caisse des dépôts et consignation. Par ailleurs pour la sécurité nous devons déposer le bulletin de paie dans un coffre fort électronique détenu par le salarié, que l'employeur peut lui offrir mais qui est la seule propriété du collaborateur. Ainsi pour dématérialiser le bulletin de paie et le déposer dans le coffre fort nous sommes légalement contraints de recueillir l’autorisation du collaborateur, ce qui contraint à conserver les deux modes de production d'un bulletin de paie : électronique et papier.
Les retours d'expérience que nous avons eus démontrent que le taux d'adhésion au bulletin de paie dématérialisé reste relativement faible.
Bref, les contraintes techniques, et légales limitent le déploiement de cette innovation dont je reste fan !
Les retours d'expérience que nous avons eus démontrent que le taux d'adhésion au bulletin de paie dématérialisé reste relativement faible.
Bref, les contraintes techniques, et légales limitent le déploiement de cette innovation dont je reste fan !
Done... Depuis 2003 ! Fiches au format pdf, salariés vivement encouragés à les imprimer et à en conserver un exemplaire papier... Ironie du système...
Pour ma part, cela fait plus de 5 ans que je fonctionne ainsi. Les logiciels qui éditent les bulletins de paie proposent effectivement un enregistrement pdf et cela permet de gagner un temps considérable lors de leur diffusion auprès du personnel . Les freins ? La confidentialité peut-être si envoi par mail (risque d'erreur de destinataire par exemple) mais en ayant recours à une GED sécurisée je ne vois pas bien ce qui peut continuer à empêcher les entreprises de généraliser cette pratique.
Merci Isabelle,
La confidentialité est souvent l'argument que l'on me donne avec le risque de piratage (ce qui est assez troublant)
A mon avis, Imprimer les bulletins de toute la société puis les poster ne me semble pas garantir plus de confidentialité ni éviter les erreurs de routage.
Il y a visiblement un besoin de démystification auprès d'un "métier" qui qualifie facilement comme illégale tout ce qui bouscule un savoir faire "séculier".
Je suis donc heureux de lire que ce n'est pas interdit... C'est déjà bien.
La confidentialité est souvent l'argument que l'on me donne avec le risque de piratage (ce qui est assez troublant)
A mon avis, Imprimer les bulletins de toute la société puis les poster ne me semble pas garantir plus de confidentialité ni éviter les erreurs de routage.
Il y a visiblement un besoin de démystification auprès d'un "métier" qui qualifie facilement comme illégale tout ce qui bouscule un savoir faire "séculier".
Je suis donc heureux de lire que ce n'est pas interdit... C'est déjà bien.
pourquoi pas mais trois questions pourrais se poser dans le cas ou le salarié par inadvertance supprime sont courriel la deuxième si la personne change d'ordi et qu'elle les a enregistrés sur l'ancien et pas fit de sauvegarde et enfin celui qui n'a pas d'ordi ou internet
Ce sont les trois Questions que je me pose depuis toujours par rapport à la e-administration et qui me le penser que la charrue a été mise avant les bœufs lors de "révolution Internet" ... Comment demander le RSA sans WEB, chercher du travail, communiquer avec Pole emploi...
Les administrations ont mis à disposition des postes en libres services pour que les user récupèrent leurs documents... ce n'est pas parfait mais il faut aussi prendre en compte en certaine évolution.
Les administrations ont mis à disposition des postes en libres services pour que les user récupèrent leurs documents... ce n'est pas parfait mais il faut aussi prendre en compte en certaine évolution.
Nous notre societe le propose via un compte securise avec la poste on recoit son bulletin de salaire dans ce coffre mais on peut aussi stocker toutes ses archives perso. Moi je n'ai pas fait le pas je pense que c'est un vrai probleme de confiance ou de paresse intellectuelle !
mais si je ne m'abuse certaines sociétés le font déjà (cf la réponse d'@IsabellePruvot), et il existe déjà plusieurs solutions de ce types.